Bảo hiểm lao động 2026: tỷ lệ đóng, trần lương và quyền lợi người lao động
Bài này dùng khi Nhân sự lập bảng lương tháng, khi Kho và đội thi công hỏi "thợ vào làm tuần này thì đóng bảo hiểm từ đâu", khi tính chi phí thật của một lao động, và khi đối chiếu số đã khai bảo hiểm với quyết toán thuế. Tỷ lệ và mức trần lấy nguyên từ fact sheet nội bộ; chỗ nào fact sheet chưa ghi thì đánh dấu cần xác nhận, không tự thêm con số.
1. Tỷ lệ đóng bắt buộc theo quỹ lương
| Quỹ | Người lao động | Doanh nghiệp | Tổng |
|---|---|---|---|
| Bảo hiểm xã hội (hưu trí, tử tuất + ốm đau, thai sản) | 8 % | 17,5 % (14,5 % + 3 %) | 25,5 % |
| Bảo hiểm y tế | 1,5 % | 3 % | 4,5 % |
| Bảo hiểm thất nghiệp | 1 % | 1 % | 2 % |
| Tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp | 0 % | 0,3 % (ngành rủi ro cao tới 0,5 %) | 0,3 % |
| Kinh phí công đoàn | 1 % (thu qua đoàn viên) | 1 % (nộp 2 % trên quỹ lương, hoàn lại đoàn phí) | 2 % |
| Cộng trên quỹ lương | 10,5 % | 21,5 % – 22 % | ≈ 32,5 % |
Cách đọc dải 21,5 – 22 % ở dòng cộng: 17,5 + 3 + 1 = 21,5 % chưa tính tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp; cộng 0,3 % thành 21,8 %; ngành rủi ro cao mức 0,5 % thành 22 %. Kinh phí công đoàn tách riêng vì phần đoàn phí 1 % thu qua đoàn viên, không phải mọi lao động đều là đoàn viên. Vì vậy tổng thực đóng là 32,3 % với mức 0,3 % và 32,5 % với mức 0,5 %; Sơn Tison chốt mức nào cho đội thi công cần Nhân sự và Kế toán xác nhận theo phân ngành rủi ro.
Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, bảo hiểm vật chất, bảo hiểm cháy nổ là tự nguyện hoặc đặc thù, không gộp vào bảng trên.
2. Trần tiền lương làm căn cứ đóng
| Giai đoạn | Lương cơ sở | Trần đóng BHXH/BHTN (20 lần) | Căn cứ |
|---|---|---|---|
| Đến 30/06/2026 | 2.340.000 đ/tháng | 46.800.000 đ/tháng | Nghị định 72/2025/NĐ-CP |
| Từ 01/07/2026 | 2.530.000 đ/tháng | 50.600.000 đ/tháng | Nghị định 161/2026/NĐ-CP, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 |
Trần áp dụng cho phần lương do người sử dụng lao động quyết định. Khi lương cơ sở đổi ngày 01/07/2026, phải chạy lại bảng đóng cho nhóm lương cao ngay tháng đó. Fact sheet chỉ nêu trần cho BHXH/BHTN; cách tính BHYT cho phần lương vượt trần cần Kế toán trưởng xác nhận trước khi áp dụng đại trà.
3. Lương tối thiểu vùng: sàn đóng và sàn hợp đồng
Từ 01/01/2026, theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP:
| Vùng | Lương tối thiểu tháng | Tăng thêm so với trước | Lương tối thiểu giờ |
|---|---|---|---|
| Vùng I | 5.310.000 đ | +350.000 đ | 25.500 đ/giờ |
| Vùng II | 4.730.000 đ | +320.000 đ | Bốn vùng giảm dần |
| Vùng III | 4.140.000 đ | +280.000 đ | (mức giờ theo nghị định) |
| Vùng IV | 3.700.000 đ | +250.000 đ | — |
Cách xác định vùng cho Sơn Tison:
- Lấy nơi làm việc ghi trong hợp đồng lao động làm chuẩn, không lấy trụ sở công ty.
- Showroom và kho ở địa bàn nào áp vùng đó; đội thi công di động thì xác định theo địa bàn làm việc chính
ghi trong hợp đồng hoặc điều khoản phân công.
- Lương ghi trong hợp đồng không được thấp hơn mức vùng của nơi làm việc; đây cũng là sàn để xét mức
đóng bảo hiểm, không phải mức đóng.
- Người làm theo giờ (thợ thời vụ, cộng tác viên lắp đặt) đối chiếu cả mức giờ lẫn cách quy đổi tháng.
4. Ví dụ tính trọn gói một lao động
Lao động lương 12.000.000 đ/tháng (dưới trần, vùng nào cũng áp dụng được)
| Dòng tiền | Số tiền | Ai giữ / ai nộp |
|---|---|---|
| Lương tháng | 12.000.000 | Doanh nghiệp chi trả |
| BHXH 8 % | 960.000 | Khấu vào lương người lao động |
| BHYT 1,5 % | 180.000 | Khấu vào lương người lao động |
| BHTN 1 % | 120.000 | Khấu vào lương người lao động |
| Tổng người lao động chịu (10,5 %) | 1.260.000 | Trước khi trả lương |
| Lương thực nhận | 10.740.000 | Chưa trừ đoàn phí công đoàn 1 % (120.000) nếu là đoàn viên |
| BHXH doanh nghiệp 17,5 % | 2.100.000 | Doanh nghiệp nộp thêm |
| BHYT doanh nghiệp 3 % | 360.000 | Doanh nghiệp nộp thêm |
| BHTN doanh nghiệp 1 % | 120.000 | Doanh nghiệp nộp thêm |
| Tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp 0,3 % | 36.000 | Doanh nghiệp nộp thêm |
| Tổng doanh nghiệp nộp thêm (21,8 %) | 2.616.000 | Chưa gồm kinh phí công đoàn |
| Kinh phí công đoàn phần doanh nghiệp 1 % | 120.000 | Nộp theo quy định đoàn thể |
| Chi phí thật doanh nghiệp trả (chưa KPCĐ) | 14.616.000 | 12.000.000 + 2.616.000 |
| Chi phí thật gồm KPCĐ phần doanh nghiệp | 14.736.000 | Dùng cho dự toán quỹ lương |
Lao động lương 55.000.000 đ/tháng để thấy trần
| Khoản | Từ 01/07/2026 (trần 50.600.000) | Từ 01/01 đến 30/06/2026 (trần 46.800.000) |
|---|---|---|
| Căn cứ đóng BHXH/BHTN | 50.600.000 (không phải 55.000.000) | 46.800.000 |
| Người lao động: BHXH 8 % | 4.048.000 | 3.744.000 |
| Người lao động: BHTN 1 % | 506.000 | 468.000 |
| Người lao động: BHYT 1,5 % (tính trên 55.000.000) | 825.000 | 825.000 |
| Tổng người lao động | 5.379.000 | 5.037.000 |
| Lương thực nhận trước thuế | 49.621.000 | 49.963.000 |
| Doanh nghiệp: BHXH 17,5 % | 8.855.000 | 8.190.000 |
| Doanh nghiệp: BHTN 1 % | 506.000 | 468.000 |
| Doanh nghiệp: BHYT 3 % | 1.650.000 | 1.650.000 |
| Doanh nghiệp: tai nạn lao động 0,3 % | 151.800 | 140.400 |
| Tổng doanh nghiệp nộp thêm | 11.162.800 | 10.448.400 |
| Chi phí thật doanh nghiệp trả | 66.162.800 | 65.448.400 |
Tỷ lệ thực đóng của trường hợp 55 triệu là khoảng 30,1 % quỹ lương, thấp hơn 32,3 – 32,5 % chính vì phần lượt lương trên trần không phải đóng BHXH/BHTN.
5. Các chế độ: ai nộp, ai hưởng, thời hạn giải quyết
| Chế độ | Ai đóng | Ai hưởng | Thời hạn giải quyết |
|---|---|---|---|
| Ốm đau | Doanh nghiệp 3 % trong phần BHXH | Người lao động nghỉ việc chăm con ốm, ốm đau | Theo hồ sơ hưởng; thực hiện theo quy trình tiếp nhận của cơ quan bảo hiểm — fact sheet chưa ghi số ngày, cần Nhân sự tra quy định hiện hành |
| Thai sản | Doanh nghiệp 3 % trong phần BHXH | Lao động nữ sinh con; người nhận nuôi con còn nhỏ; người chồng đang đóng nghỉ chăm vợ sinh (điều kiện chi tiết theo quy định hiện hành) | Như trên |
| Tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp | Doanh nghiệp 0,3 – 0,5 % | Nạn nhân, thân nhân; chi phí giám định, trợ cấp theo mức suy giảm | Cần lập biên bản hiện trường ngay khi xảy ra |
| Thất nghiệp | Doanh nghiệp 1 % + người lao động 1 % | Người lao động nghỉ việc và đủ điều kiện về thời gian đóng theo quy định (fact sheet chưa ghi số tháng tối thiểu) | Người lao động tự nộp hồ sơ tại bộ phận giải quyết chế độ |
| Hưu trí, tử tuất | Doanh nghiệp 14,5 % + người lao động 8 % | Người lao động đủ điều kiện tuổi và số năm đóng; thân nhân khi tử tuất | Theo sổ bảo hiểm của từng người |
6. Nghĩa vụ riêng với thợ thi công sơn
- Độc hại và bụi: sơn, bột trét, chà nhám và khu vực pha màu thuộc nhóm có yếu tố bụi, dung môi. Phải đo
môi trường lao động và trang bị bảo hộ phù hợp (mặt nạ phòng độc, kính, găng tay, quần áo bảo hộ) theo danh mục nghề nặng nhọc, độc hại.
- Làm việc trên cao: giàn giáo, xe nâng, mép sàn — kiểm tra thiết bị trước mỗi ca, có dây chống rơi và
người canh.
- Khám sức khoẻ định kỳ và khám nghề nghiệp cho nhóm nặng nhọc độc hại; lưu kết quả vào hồ sơ nhân sự.
- Huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động và sát hạch định kỳ cho người mới vào, người đổi việc, người quản
lý trực tiếp; nhóm công việc nặng nhọc độc hại có yêu cầu huấn luyện nặng hơn nhóm văn phòng.
- Nội dung trang bị bảo hộ là mục bắt buộc của hợp đồng lao động (Điều 21 Bộ luật Lao động 45/2019/QH14),
nên không được bỏ trống.
7. Quy trình tăng, giảm lao động theo tháng
| Việc | Hồ sơ | Hạn | Kênh nộp | Người ký |
|---|---|---|---|---|
| Khai tăng khi người mới vào làm | Hợp đồng lao động (hoặc hợp đồng điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP), thông tin nhân thân, mức lương, nơi làm việc, ngành nghề | Trước ngày 30 của tháng vào làm | Cổng điện tử bảo hiểm / phần mềm quản lý của công ty | Nhân sự, Kế toán trưởng |
| Điều chỉnh lương theo vùng, theo trần | Phụ lục hợp đồng, bảng lương mới | Kỳ điều chỉnh gần nhất | Như trên | Kế toán trưởng |
| Khai giảm khi nghỉ việc | Quyết định chấm dứt bằng văn bản, biên bản bàn giao, xác nhận chốt sổ | Theo nhịp tháng | Cổng điện tử bảo hiểm | Nhân sự |
| Báo tăng/giảm lao động thời vụ, đội thợ | Danh sách cộng tác viên có hợp đồng, số công, mức chi trả | Trong tháng phát sinh chi trả | Nội bộ + kê khai khấu trừ 10 % nếu tới ngưỡng | Nhân sự và Kế toán tổng hợp |
| Đối chiếu ba nguồn số cuối quý | Bảng lương, quyết toán thuế, số lao động khai bảo hiểm | Trước ngày 05 tháng đầu quý sau (hạn nội bộ) | Báo cáo nội bộ cổng tri thức | Kế toán trưởng |
8. Những điểm dễ sai và chế tài
- Đóng dưới mức lương thực tế: tách lương thành nhiều khoản "phụ cấp không tính đóng" mà hợp đồng không
ghi; truy thu cộng tiền chậm nộp, người lao động mất quyền lợi hưu trí và thất nghiệp.
- Khai thiếu lao động thời vụ: đội thợ làm theo mùa nhưng không vào danh sách, dẫn tới lệch quyết toán
thuế và lệch quỹ bảo hiểm.
- Chậm nộp: phát sinh tiền chậm nộp và ảnh hưởng xác nhận quá trình đóng của người lao động khi họ nghỉ
việc.
- Không đóng kinh phí công đoàn: rủi ro bị xử lý theo quy định đoàn thể và mất quyền lợi đoàn viên.
- Nhầm đối tượng bảo hiểm thất nghiệp: ký hợp đồng ngắn hạn không đúng loại để "né" đóng, trong khi
công việc kéo dài liên tục vẫn phải giao kết hợp đồng xác định thời hạn dưới 60 tháng.
- Bỏ quên ngày 01/07/2026: trần BHXH/BHTN đổi từ 46.800.000 lên 50.600.000 mà bảng lương không chạy lại.
- Dùng quá giới hạn làm thêm giờ: không quá 40 giờ/tháng và 200 giờ/năm (một số trường hợp 300 giờ/năm)
theo Bộ luật Lao động; mùa thi công dễ vượt.
- Mức tiền phạt cụ thể của từng hành vi không có trong fact sheet; đối chiếu nghị định xử phạt vi phạm
hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội trước khi trích dẫn trong biên bản.
9. Checklist kiểm toán nội bộ quỹ lương theo quý
- Lập bảng đối chiếu ba cột: tổng quỹ lương trên bảng lương, chi phí tiền lương đã kê khai quyết toán thuế,
và quỹ lương dùng để đóng bảo hiểm.
- Với từng lao động: kiểm tra mức đóng không thấp hơn lương tối thiểu vùng của nơi làm việc và không vượt
trần 46.800.000 hoặc 50.600.000 tuỳ tháng.
- Đối chiếu danh sách lao động có hợp đồng với danh sách khai tăng; chốt tỷ lệ tuân thủ 100 % lao động hợp
đồng từ 01 tháng được khai trước ngày 30 của tháng vào làm.
- Rà soát nhóm thời vụ: ai nhận từ 5.000.000 đ/lần, đã khấu trừ 10 % chưa, có chứng từ công việc không.
- Kiểm tra số dư phải nộp từng quỹ theo từng dòng (BHXH, BHYT, BHTN, tai nạn lao động, kinh phí công đoàn).
- Ghi biên bản các khoản chưa thống nhất và người chịu trách nhiệm xử lý trước kỳ tiếp theo.
10. Câu hỏi thường gặp
Thợ làm 3 tuần theo mùa có phải đóng bảo hiểm không? Phụ thuộc loại hợp đồng và đối tượng tham gia theo quy định hiện hành; điểm bắt buộc là không được dùng hợp đồng thời vụ cho công việc kéo dài liên tục từ 12 tháng trở lên, và mọi khoản chi trả từ 5.000.000 đ/lần đều phải khấu trừ 10 % tại nguồn. Cần Nhân sự xác nhận từng trường hợp trước khi chi trả.
Lương 55 triệu thì đóng trên 55 triệu hay 50,6 triệu? BHXH và BHTN đóng trên trần 50.600.000 đ từ 01/07/2026; phần BHYT cho lương vượt trần cần Kế toán trưởng chốt cách tính.
Trước 01/07/2026 trần là bao nhiêu? 46.800.000 đ, tương ứng lương cơ sở 2.340.000 đ.
Doanh nghiệp trả toàn bộ bảo hiểm thay người lao động thì sao? Vẫn phải khấu đúng phần 10,5 % theo bảng lương để số liệu khớp tờ khai; nếu bao cấp thì ghi rõ trong chế độ lương và tính vào thu nhập chịu thuế theo hướng dẫn.
11. Căn cứ pháp lý
- Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (trần 20 lần lương cơ sở đối với BHXH/BHTN).
- Nghị định 72/2025/NĐ-CP (lương cơ sở 2.340.000 đ đến 30/06/2026).
- Nghị định 161/2026/NĐ-CP (lương cơ sở 2.530.000 đ từ 01/07/2026).
- Nghị định 293/2025/NĐ-CP (lương tối thiểu vùng và mức giờ, hiệu lực 01/01/2026).
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 (văn bản hợp nhất 18/VBHN-VPQH 2026).
- Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử, hiệu lực 01/01/2026.
- Luật số 109/2025/QH15 cho phần khấu trừ 10 % thu nhập vãng lai.