"Quy trình thanh toán nguyên vật liệu, bao bì và màu cô đặc cho nhà cung cấp"

Pháp chế, thuế & bảo hiểm · cập nhật 2026-11-15 · [thanh toán, nhà cung cấp, công nợ, nguyên vật liệu]

Mục đích

• Quy trình này bảo đảm mỗi khoản tiền trả cho nhà cung cấp chỉ ra khỏi tài khoản khi đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hoá đơn cùng chỉ một mã lô và một số đơn đặt hàng.
• Quy trình này chặn việc chi tiền cho lô chưa có phiếu đạt KCS, giữ nguyên căn cứ khiếu nại nhà cung cấp và căn cứ ghi giảm công nợ.
• Quy trình này phân định ba người khác nhau ở mỗi bước liên quan tiền: người đề xuất, người phê, người kiểm soát, đúng ràng buộc bất kiêm nhiệm.
• Quy trình này đặt thời hạn cho từng mắt xích để một lô đi từ đơn đặt hàng đến tất toán trong mục tiêu 10–15 ngày làm việc, theo _FACTS.md mục 13 (đề xuất nội bộ, cần Ban Giám đốc duyệt).
• Quy trình này chuẩn hoá bộ chứng từ, mã biểu mẫu và nơi lưu để kỳ quyết toán và đoàn kiểm tra truy được ngược từng lô mà không phải hỏi lại.
• Hạn mức phê duyệt, số ngày từng bước, tỷ lệ tạm ứng và dung sai hao hụt là đề xuất nội bộ, cần Ban Giám đốc duyệt; nghĩa vụ hoá đơn, điều kiện chứng từ, thời hạn lưu trữ và các mức thuế lấy từ _FACTS.md.

Phạm vi áp dụng

Quy trình này áp dụng khi một lô nhựa và binder, bột màu, dung môi, phụ gia, màu cô đặc COROB, bao bì hoặc vật tư tiêu hao về tới nhà máy hoặc chi nhánh và phát sinh nghĩa vụ trả tiền cho nhà cung cấp, kể cả khi Kế toán công nợ nhận bộ chứng từ đề nghị thanh toán trước khi hàng về đủ.

• Áp dụng cho toàn bộ nhà cung cấp nguyên vật liệu, bao bì và vật tư pha màu của công ty, gồm cả nhà cung cấp do đầu mối kỹ thuật giới thiệu.
• Áp dụng cho cả lô mua tại nhà máy và lô mua tại chi nhánh; lô chi nhánh do Giám đốc chi nhánh bà Nguyễn Thị Kim Hồng ký hồ sơ, pháp nhân trên hoá đơn phải khớp bên trả tiền.
• Ngoài phạm vi: khoản tạm ứng và thanh toán công tác phí cho người lao động đi công tác, xử lý ở quy trình tạm ứng và thanh toán công tác phí.
• Ngoài phạm vi: chiều Tison trả lô cho nhà cung cấp và hoá đơn điều chỉnh tương ứng, xử lý ở quy trình đổi trả hàng; bài này chỉ giữ phần ghi giảm nợ phải trả sau khi vụ trả hàng đã kết luận.
• Ngoài phạm vi: mua sắm tài sản cố định, chi đầu tư xây dựng và chi phí dịch vụ không gắn với một lô vật tư cụ thể.
• Mọi mốc thời gian và hạn mức trong bài mang nhãn đề xuất nội bộ, cần Ban Giám đốc duyệt, trừ phần nghĩa vụ thuế và hoá đơn đã có căn cứ pháp lý.

Phân cấp thẩm quyền phê duyệt theo giá trị

• Bốn mốc tiền 100 triệu đ, 500 triệu đ, ngưỡng trình Hội đồng quản trị và người phê tương ứng lấy theo _FACTS.md mục 13 (đề xuất nội bộ, cần Ban Giám đốc duyệt).
• Cột Hạn xử lý ba dòng đầu là cách phân bổ dải 02–05 ngày làm việc của _FACTS.md mục 13 (đề xuất nội bộ, cần Ban Giám đốc duyệt) cho từng bậc giá trị.
• Ba dòng cuối chưa có số vì _FACTS.md mục 13 chưa quy định; đầu mối chốt là Kế toán trưởng ông Lê Văn Tồn, riêng ngưỡng Hội đồng quản trị do Hội đồng quản trị quyết.
• Tỷ lệ tạm ứng so với giá trị hợp đồng: chưa có số, lấy từ hợp đồng nhà cung cấp, đầu mối chốt là Kế toán trưởng ông Lê Văn Tồn; người phê vẫn phải có xác nhận ba đối chiếu trước khi ký.
• Hồ sơ nhiều chứng từ thì cộng theo lô để xác định ngưỡng, không tách nhỏ đơn hàng nhằm hạ cấp phê duyệt.

Tách bạch quyền hạn và quan hệ gia đình

• _FACTS.md mục 10 ghi nhận ông Anh Minh, Kỹ sư trưởng, và bà Tâm, bộ phận KCS, là vợ chồng; ràng buộc này xử lý bằng quy trình, không bằng nhắc nhở.
• Với cùng một lô, ô kỹ thuật xác nhận đạt chuẩn và ô KCS đạt không được coi là hai lớp kiểm soát độc lập.
• Hai ô kiểm soát này không được ký trong cùng một ngày và nội dung kiểm phải khác nhau.
• Lô bị KCS từ chối mà đầu mối kỹ thuật thuộc cùng quan hệ gia đình thì thẩm quyền quyết định chuyển lên Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực.
• Phiếu đạt của lô thuộc diện này cần thêm xác nhận của một đầu mối khác do Ban Giám đốc chỉ định; đề xuất nội bộ là Phòng Kỹ thuật ông Trọng hoặc KCS chi nhánh, chưa hiệu lực tới khi được duyệt.
• Nhà cung cấp colorant do đầu mối kỹ thuật giới thiệu thì phòng mua hàng phải so sánh tối thiểu hai báo giá và ghi vào sổ rủi ro; mức hai báo giá là đề xuất nội bộ, cần Ban Giám đốc duyệt.

Các bước thực hiện

Bảy bước dưới đây chạy liên tục từ hợp đồng mua đến khi lưu hồ sơ, mỗi bước một dòng, khớp chuỗi đề xuất cung ứng, nhập nguyên liệu, kiểm kê kho và thanh toán vật tư.

• Mục tiêu trọn vòng của một lô từ đặt hàng đến tất toán là 10–15 ngày làm việc, theo _FACTS.md mục 13 (đề xuất nội bộ, cần Ban Giám đốc duyệt).
• Tạm ứng cho nhà cung cấp chỉ chi khi hợp đồng ghi rõ tỷ lệ, điều kiện giải ngân và thời hạn hoàn ứng; tỷ lệ tạm ứng chưa có số, đầu mối chốt là Kế toán trưởng ông Lê Văn Tồn.
• Người lao động đi nhận hàng, đi mua vật tư ngoài kế hoạch hoặc đi công tác phục vụ lô hàng thì lập phiếu tạm ứng theo quy trình tạm ứng và thanh toán công tác phí, Kế toán trưởng ông Lê Văn Tồn phê và kiểm soát hoàn ứng, hồ sơ hoàn ứng phải nộp chậm nhất ở bước 7 tức 05 ngày làm việc sau khi chi, theo _FACTS.md mục 13 (đề xuất nội bộ, cần Ban Giám đốc duyệt); xem Quy trình tạm ứng và thanh toán công tác phí.
• Bước 1 nhận đề xuất cung ứng đã phê, bước 2 nhận lô do quy trình nhập nguyên liệu đầu vào bàn giao, bước 5 nhận số liệu chênh lệch từ quy trình kiểm kê kho nguyên vật liệu, bao bì; người phê ở bước trước không đổi ở bước kế tiếp.
• Bước nào thiếu chứng từ thì dừng ở bước đó và trả hồ sơ cho phòng mua hàng, không chuyển tiếp lên người phê.

Ba đối chiếu trước khi thanh toán

• Ba đối chiếu chỉ hoàn tất khi cả ba chứng từ cùng chỉ một mã lô và một số đơn đặt hàng.
• Kết quả đối chiếu lập thành phiếu riêng lưu kèm bộ chứng từ đề nghị thanh toán.

Điều khoản thanh toán và xử lý lệch số

• Gốc tính hạn thanh toán là ngày phiếu nhập kèm phiếu đạt, không phải ngày phát hành hoá đơn.
• Hạn thanh toán sau nhận hàng, mức phạt chậm trả và thời hạn khiếu nại: chưa có số, cần Ban Giám đốc duyệt, đầu mối xác nhận là Pháp chế cùng Kế toán trưởng ông Lê Văn Tồn.
• Trả theo công nợ dựa trên biên bản đối soát hai bên ký, lấy số dư đầu kỳ trừ hàng trả lại và giảm giá.
• Đối soát công nợ lập mỗi tháng một lần, theo _FACTS.md mục 13 (đề xuất nội bộ, cần Ban Giám đốc duyệt); chưa đối soát hai kỳ liên tiếp thì tạm dừng lô kế tiếp.
• Hỗ trợ chiết khấu tính lùi theo doanh số của nhà cung cấp là giảm giá hàng mua, không phải doanh thu.
• Lô colorant lệch chuẩn màu, thiếu số lượng hoặc thùng vỡ khi nhập làm giảm số phải trả.
• Vụ trả hàng đi theo luồng đổi trả gồm biên bản, cách ly hàng, kết luận nguyên nhân và hoá đơn điều chỉnh, chỉ sau đó mới ghi giảm.
• Hao hụt vận chuyển chỉ được trừ khi hợp đồng có dung sai; mức dung sai hao hụt vận chuyển chưa có số, đầu mối chốt là Kế toán trưởng ông Lê Văn Tồn.

Hoá đơn điện tử, thuế giá trị gia tăng và thanh toán không dùng tiền mặt

• Hoá đơn là hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo _FACTS.md mục 5; hoá đơn sai, huỷ hoặc điều chỉnh xử lý trong kỳ kê khai.
• Chi phí chỉ được trừ khi có hoá đơn và chứng từ hợp pháp theo _FACTS.md mục 5.
• Thuế suất giá trị gia tăng chung 20 %, mức 17 % cho doanh nghiệp có tổng doanh thu năm không quá 30 tỷ đồng, theo _FACTS.md mục 5.
• Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào gồm hoá đơn hợp lệ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định hiện hành.
• Ngưỡng giá trị phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: chưa có số, cần Ban Giám đốc duyệt, đầu mối chốt là Kế toán trưởng ông Lê Văn Tồn.
• Con số 5.000.000 đ/lần trong _FACTS.md mục 4 là mức khấu trừ 10 % thuế thu nhập cá nhân với thu nhập vãng lai, không áp dụng cho nghiệp vụ thanh toán nhà cung cấp.
• Tiền chuyển vào tài khoản đứng tên nhà cung cấp ghi trong hợp đồng; đổi tài khoản hoặc cấn trừ qua bên thứ ba phải có văn bản thoả thuận ba bên.

Người chịu trách nhiệm

• Người đặt hàng không là người ký lệnh chi cho cùng một lô.
• Kế toán trưởng không trình lệnh chi khi hồ sơ thiếu một trong ba chứng từ đối chiếu.
• Giám đốc nhà máy không tự phê đơn mình đặt; đơn do mình khai nhu cầu thì quyền phê nâng lên Tổng Giám đốc ông Lưu Tấn Tiến hoặc Phó Tổng Giám đốc bà Nguyễn Thị Kim Trinh.
• Người đề xuất, người phê và người kiểm soát của cùng một bước liên quan tiền phải là ba người khác nhau.
• Bà Tâm không đứng tên thay thế cho ông Anh Minh và ngược lại, do ràng buộc quan hệ gia đình tại _FACTS.md mục 10.

Biểu mẫu đính kèm

• Sáu biểu mẫu sau là bắt buộc với mọi hồ sơ đề nghị thanh toán: hợp đồng hoặc phụ lục, đơn đặt hàng đã phê, phiếu nhập kèm biên bản giao nhận, phiếu đạt KCS kèm biên bản lấy mẫu, hoá đơn điện tử kèm tệp XML, phiếu đề nghị thanh toán và phiếu đối chiếu.
• Phiếu đạt KCS bắt buộc với mọi lô, trừ lô bị từ chối thì thay bằng biên bản từ chối và kết luận nguyên nhân.
• Biên bản đối soát, biên bản trả hàng hoặc hao hụt bắt buộc khi phát sinh, không bắt buộc với lô không có chênh lệch.
• Hồ sơ thiếu một trong các chứng từ bắt buộc thì chưa trình phê.

• Bản điện tử lưu theo /ho-so/thanh-toan/[năm]/[tháng]/[mã nhà cung cấp]/[số phiếu].
• Hồ sơ thiếu chứng từ thì chưa trình phê và trả về bên lập ở bước tương ứng.

Những điểm dễ sai

• Chi tiền khi lô hàng mới có phiếu nhập mà chưa có phiếu đạt KCS, mất căn cứ khiếu nại.
• Đơn đặt hàng lập sau khi hàng đã về, khiến đối chiếu ba bên chỉ còn là hình thức.
• Ghi nhận chi phí theo hoá đơn mà không đối chiếu đơn giá trong hợp đồng còn hiệu lực.
• Chuyển tiền vào tài khoản khác tên nhà cung cấp ghi trong hợp đồng, mất điều kiện chứng từ hợp pháp.
• Cấn trừ hàng trả lại khi chưa có biên bản và hoá đơn điều chỉnh.
• Hai ô KCS đạt và kỹ thuật xác nhận ký cùng ngày, vô hiệu hoá lớp kiểm soát thứ hai.
• Giám đốc nhà máy vừa khai nhu cầu vừa phê đơn vừa xác nhận hàng về cho cùng một lô.
• Tách nhỏ đơn hàng để xuống cấp phê duyệt, làm mất hiệu lực của bảng phân cấp thẩm quyền.

Câu hỏi thường gặp

• Chưa có phiếu đạt KCS thì có được thanh toán không? Không, trừ khi Ban Giám đốc phê ngoại lệ bằng văn bản kèm thời hạn bù chứng từ.
• Hoá đơn về trước khi hàng về thì xử lý thế nào? Ghi nhận hàng đang đi đường và hoá đơn chờ đối chiếu, chưa đưa vào hồ sơ đề nghị thanh toán.
• Nhà cung cấp đề nghị nhận tiền ở tài khoản khác thì có được không? Không, trừ khi có văn bản thoả thuận ba bên được người phê theo ngưỡng chấp thuận.
• Chi nhánh tự đặt và tự thanh toán được không? Giám đốc chi nhánh bà Nguyễn Thị Kim Hồng phê trong phạm vi chi nhánh; pháp nhân trên hoá đơn phải khớp bên trả tiền.
• Tạm ứng cho nhà cung cấp thì ai phê và chi bao nhiêu? Tỷ lệ tạm ứng chưa có số, lấy theo hợp đồng, đầu mối chốt là Kế toán trưởng ông Lê Văn Tồn; người phê là người có thẩm quyền theo hạn mức tại _FACTS.md mục 13 (đề xuất nội bộ, cần Ban Giám đốc duyệt).

Ngưỡng đang để ngỏ, cần Ban Giám đốc duyệt

• Ba mốc hạn mức phê duyệt 100 triệu đ, 500 triệu đ và ngưỡng trình Hội đồng quản trị.
• Số ngày của từng bước và mục tiêu 10–15 ngày làm việc cho một lô.
• Tỷ lệ tạm ứng, thời hạn hoàn ứng và dung sai hao hụt vận chuyển: chưa có số, cần bổ sung từ hợp đồng nhà cung cấp, đầu mối chốt là Kế toán trưởng ông Lê Văn Tồn.
• Hạn thanh toán sau nhận hàng, mức phạt chậm trả và thời hạn khiếu nại: chưa có chuẩn chung, cần Pháp chế xác nhận.
• Ngưỡng giá trị phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: cần kế toán xác nhận theo văn bản hiện hành, đầu mối chốt là Kế toán trưởng ông Lê Văn Tồn.
• Đầu mối thay thế xác nhận phiếu đạt cho lô thuộc diện quan hệ gia đình: đề xuất ông Trọng hoặc KCS chi nhánh.

Tài liệu liên kết

• Quy trình đề xuất cung ứng — mắt xích 1 và 2 của chuỗi, nơi phát sinh đơn hàng và điều khoản thanh toán.
• Quy trình nhập nguyên liệu đầu vào — mắt xích 4, nguồn phiếu nhập và biên bản giao nhận.
• Quy trình kiểm kê kho nguyên vật liệu, bao bì — nguồn số liệu bù hao và ghi giảm trước đối chiếu ba bên.
• Quy trình tạm ứng và thanh toán công tác phí — luồng tạm ứng, hoàn ứng của người đi nhận hàng và mua vật tư, tệp đang chờ viết.
• Quy trình kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh — nhịp đóng sổ, giá vốn theo lô và dòng công nợ phải trả.
• Quy trình đổi trả hàng — chiều Tison trả lô cho nhà cung cấp và hoá đơn điều chỉnh.
• Quy trình triển khai và bảo trì máy pha màu COROB — danh mục vật tư tiêu hao colorant và ngưỡng kỹ thuật do ông Trọng chốt.