Quy trình đề xuất và báo cáo: một luồng duy nhất từ sáng kiến đến quyết định
Bài này dùng khi anh chị muốn xin một quyết định (chi tiền, thêm người, đổi chính sách bán hàng) hoặc phải nộp báo cáo theo nhịp. Ngưỡng phê quyền, hạn phản hồi, định dạng và kho lưu là đề xuất nội bộ, cần Ban Giám đốc duyệt; số liệu nghiệp vụ lấy từ hệ thống bán hàng, kho, kế toán.
A. Đề xuất
1. Phân loại đề xuất
| Nhóm | Ví dụ ở Sơn Tison | Hồ sơ kèm bắt buộc |
|---|---|---|
| Chi phí | Sửa xe giao hàng, mua thêm pallet, đặt lại biển showroom | Báo giá, ảnh hiện trạng, số liệu khấu hao hoặc tồn kho |
| Nhân sự | Thêm 1 thợ thi công, đổi ca kho, mở vị trí chăm sóc đại lý | Phiếu nhu cầu, bảng định biên, chi phí tiền lương đủ cả bảo hiểm |
| Chính sách bán hàng, chiết khấu | Điều chỉnh chiết khấu đại lý cấp 2, đổi hạn công nợ | Số liệu 2 quý gần nhất, mô phỏng ảnh hưởng lãi gộp |
| Đầu tư công nghệ | Máy pha màu mới, camera kho, phần mềm quản lý bán hàng | Tính theo m²/thùng và giờ công tiết kiệm, phương án dự phòng |
| Quy trình mới | Luồng đổi trả hàng, nghiệm thu theo giai đoạn | Quy trình cũ, lỗi đã phát sinh, dự thảo quy trình mới |
2. Biểu mẫu một trang
Bảy ô, không viết dài hơn một trang A4:
- Vấn đề: hiện tượng, phạm vi, ai bị ảnh hưởng.
- Dữ liệu hiện trạng: số tuyệt đối kèm kỳ lấy số, nguồn lấy số.
- Phương án: tối thiểu 2, gồm cả "không làm gì".
- Chi phí: một lần và định kỳ, ghi đủ chi phí bảo hiểm nếu là nhân sự.
- Lợi ích đo được: con số cụ thể, thời điểm kiểm tra lại.
- Rủi ro và cách giảm rủi ro.
- Quyết định cần xin: xin gì, ai duyệt, hạn trả lời.
Nguyên tắc cứng: không có dữ liệu thì không trình. Một đề xuất kiểu "nên đổi nhà cung cấp bột trét vì hàng hay lỗi" phải đi kèm tỷ lệ đổi trả theo lô, số khiếu nại và chi phí xử lý từng công trình.
3. Ma trận phê quyền theo giá trị
| Giá trị đề xuất | Người quyết | Hạn phản hồi |
|---|---|---|
| Đến 5 triệu đ | Trưởng phòng | 03 ngày làm việc |
| Trên 5 đến 30 triệu đ | Phó giám đốc phụ trách | 05 ngày làm việc |
| Trên 30 triệu đ | Giám đốc | 07 ngày làm việc |
| Đổi chính sách bán hàng, chiết khấu, nhân sự | Ban Giám đốc, không phụ thuộc giá trị | 07 ngày làm việc |
Ngưỡng và hạn trên là đề xuất nội bộ, cần Ban Giám đốc duyệt. Người đề xuất và người duyệt không được là một. Quá hạn phản hồi, Nhân sự hoặc Chánh sự quản lý cổng nhắc và ghi lý do hoãn vào Phiếu.
4. Cách viết số trong đề xuất
- Định mức: viết theo m²/thùng hoặc lít/m² một lớp, ghi rõ nhãn lô; độ phủ chênh 10–20 % giữa các dòng sơn thì phải nêu dòng nào.
- Doanh thu đại lý: số tuyệt đối theo kỳ, kèm % so với cùng kỳ, kèm số đại lý phát sinh đơn.
- Tỷ lệ đổi trả: số lượng và giá trị, tách lỗi màu, lỗi vận chuyển, lỗi thi công.
- Chi phí nhân sự: lương cộng tỷ lệ đóng trên quỹ lương (người lao động 10,5 %, doanh nghiệp 21,5–22 %), không ghi mỗi lương.
- Cấm dùng "tăng mạnh", "giảm nhiều", "khá ổn" thay cho số.
B. Báo cáo
5. Ba nhịp báo cáo
| Báo cáo | Ai lập | Ai nhận | Hạn nộp | Kênh | Số liệu nguồn |
|---|---|---|---|---|---|
| Doanh số showroom ngày | Thủ quỹ bán hàng | Trưởng phòng kinh doanh, phó giám đốc | Trước 08:30 hôm sau | Bảng trên hệ thống bán hàng | POS và phiếu thu |
| Đơn đại lý trong ngày | Nhân viên kinh doanh địa bàn | Trưởng phòng kinh doanh | Trước 09:00 | Nhóm Zalo công việc + file chung | Sổ đơn |
| Tồn kho cảnh báo | Thủ kho | Kho trưởng, kế toán, kinh doanh | Cuối ngày | Email nội bộ | Tồn kho theo SKU |
| Pipeline dự án | Kinh doanh dự án | Ban Giám đốc | Thứ 2 hằng tuần | Họp 30 phút + file | Danh sách cơ hội |
| Công nợ | Kế toán công nợ | Ban Giám đốc, kinh doanh | Thứ 2 hằng tuần | Báo cáo trên hệ thống | Sổ phải thu |
| Tuyển dụng | Nhân sự | Ban Giám đốc, trưởng bộ phận | Thứ 6 hằng tuần | Bảng theo dõi SLA | Phiếu nhu cầu |
| Sự cố thi công | Tổ trưởng | Kỹ thuật trưởng, kinh doanh | Trong 24 giờ | Biên bản hiện trường | Ảnh và nhật ký |
| Doanh thu theo dòng sản phẩm, lãi gộp, chi phí | Kế toán tổng hợp | Ban Giám đốc | Ngày 10 tháng sau | Báo cáo tháng | Sổ cái, kho |
| KPI nhân sự, bảo hiểm và thuế đã nộp | Nhân sự, Kế toán | Ban Giám đốc | Ngày 10 tháng sau | Báo cáo tháng | Bảng lương, tờ khai |
| Tình hình đổi trả | Kho + kỹ thuật | Ban Giám đốc, sản xuất | Ngày 10 tháng sau | Báo cáo tháng | Phiếu đổi trả |
| Tổng hợp quý và tiến độ KPI năm | Kế toán tổng hợp | Ban Giám đốc | Ngày 15 của tháng đầu quý sau | Họp quý | Báo cáo tháng |
6. Chuẩn định dạng
Một trang cho mỗi mục; số tuyệt đối luôn kèm % so sánh và kỳ gốc; biểu đồ chỉ vẽ khi có chuỗi từ 6 kỳ trở lên; mọi số phải ghi nguồn lấy số và ngày cắt số; đơn vị thống nhất là đồng, lít, m², ngày công; phụ lục số liệu để riêng, không nhồi vào trang chính.
7. Khi số liệu lệch
- Người phát hiện ghi vào sổ lệch số: hai con số, hai nguồn, ngày cắt, mức chênh.
- Chủ dữ liệu (kho, kế toán, kinh doanh) kiểm trong 02 ngày làm việc và trả lời bằng văn bản.
- Chênh do cắt ngày thì ghi rõ mốc; do lỗi nhập thì sửa tại nguồn, không sửa trên báo cáo đã nộp.
- Sau 03 lần lệch cùng một lỗi, quy trình lấy số phải viết lại và đưa vào cổng tri thức.
8. Kho lưu và tra cứu
Báo cáo lưu theo cấu trúc /bao-cao/[năm]/[quý]/[tháng]/[loai], tên tệp YYYY-MM-dd_loai_bo-phang. Bản đã nộp không sửa; sửa thì phát hành bản mới kèm ghi chú hiệu chỉnh. Tra cứu lại: tìm theo khối, loại báo cáo, rồi mở trang quy trình liên quan để xem nghiệp vụ lúc đó áp dụng thế nào.
C. Đề xuất và báo cáo là nguyên liệu của kiến thức miền
- Mỗi báo cáo tháng cập nhật ít nhất một trang trong cổng tri thức: số mới, tỷ lệ mới, thuật ngữ mới.
- Mỗi đề xuất được duyệt phải chuyển thành quy trình hoặc quy tắc nghiệp vụ trong 14 ngày làm việc, kèm ngày áp dụng và người chịu trách nhiệm.
- Đề xuất bị bác cũng ghi lại: lý do bác và dữ liệu lúc đó, để kỳ sau không bàn lại từ đầu.
- Số cá nhân, danh tính khách hàng và đại lý không đưa vào trang kiến thức; chỉ dùng số tổng hợp.
D. Những điểm dễ sai
- Trình đề xuất bằng cảm nhận, không có nguồn số và ngày cắt số.
- Chỉ trình một phương án, không có lựa chọn "không làm gì".
- Gộp nhiều quyết định vào một phiếu khiến người duyệt không biết phải chọn gì.
- Quên chi phí định kỳ và chi phí bảo hiểm khi tính phương án nhân sự.
- Báo cáo ghi "tăng mạnh" mà không có %; vẽ biểu đồ cho chuỗi 3 kỳ.
- Sửa số trên bản đã nộp thay vì hiệu chỉnh tại nguồn.
- Họp xong không ai ghi quyết định, một tháng sau mỗi người nhớ một kiểu.
Câu hỏi thường gặp
Đề xuất 4 triệu của trưởng phòng có phải trình giám đốc không? Không, nếu thuộc quyền trưởng phòng và không đổi chính sách. Đổi chính sách bán hàng thì vẫn trình Ban Giám đốc dù giá trị nhỏ.
Báo cáo ngày có cần chữ ký không? Không, nhưng phải có nguồn số và người lập; số chốt của ngày hôm trước không sửa sau 10:00.
Bao lâu thì đề xuất phải có quyết định? Theo bảng phê quyền: 03, 05 hoặc 07 ngày làm việc. Hạn mà chưa quyết thì trưởng phòng trình lại bằng văn bản, không để treo.
Số trong báo cáo có được dùng làm căn cứ pháp lý không? Không. Khi cần con số pháp lý, lấy theo văn bản được ghi trong _FACTS.md, ví dụ mức lương tối thiểu vùng theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP hay tỷ lệ đóng trên quỹ lương.
Checklist trước khi bấm gửi
- [ ] Có vấn đề, có dữ liệu hiện trạng, có nguồn và ngày cắt số.
- [ ] Có ít nhất hai phương án và một con số lợi ích đo được.
- [ ] Đúng người duyệt theo ngưỡng, có hạn trả lời ghi trên phiếu.
- [ ] Một trang, số tuyệt đối kèm % so sánh, không dùng tính từ cảm tính.
- [ ] Có chỉ dẫn nơi lưu và tên tệp theo cấu trúc.
Căn cứ và tài liệu liên kết
_FACTS.md: nguồn duy nhất cho mọi con số pháp lý trích dẫn trong bài này.- Bài liên kết:
quy-trinh-tuyen-dung,quy-trinh-thu-viec,quy-trinh-ky-ket-hop-dong-lao-dong.