"Quy trình đề xuất cung ứng: từ dự báo nhu cầu đến phát hành đơn hàng"

Quy trình vận hành · cập nhật 2026-11-15 · [cung ứng, dự báo nhu cầu, tồn kho an toàn, mua hàng]

Bài này dùng khi một bộ phận cần đưa vật tư hoặc thành phẩm về kho: sau dự báo mùa, sau loạt đơn vượt tồn, khi vật tư máy pha màu tại đại lý sắp cạn, hoặc khi chi nhánh phát sinh nhu cầu ngoài kế hoạch. Bài cũng dùng khi cần xác định ai phê duyệt một đề xuất theo loại vật tư và phạm vi, và hồ sơ bắt buộc phải có trước khi trình.

Quy tắc dùng số của bài này: mọi ngưỡng tiền, hệ số, mức tồn, số ngày gửi trước và mốc thời gian chỉ được lấy từ _FACTS.md. Ô nào _FACTS.md chưa có số thì giữ nguyên nhãn chưa có số, cần Ban Giám đốc duyệt; ô nào đang mang nhãn đề xuất nội bộ thì giữ nguyên nhãn đó ở mọi bài, không bài nào được tự nâng thành đã chốt, theo _FACTS.md mục 13 và mục 14.

Mục đích

• Chặn việc đặt trùng một nhu cầu đã có đơn đang chạy, bằng cách bắt buộc đối chiếu ô "hàng đang đặt" trước khi trình.
• Chặn việc trình một đề xuất thiếu dữ liệu nguồn và ngày cắt số, vốn là chuẩn chung của mọi tờ trình quy định ở quy trình đề xuất và báo cáo.
• Chặn mua sai gốc colorant cho máy pha màu COROB D180 và D200, là lỗi có chi phí khắc phục lớn nhất trong chuỗi cung ứng.
• Bảo đảm người khởi tạo nhu cầu, người phê giá trị, người xác nhận nguồn tiền và người kiểm tra hồ sơ là những người khác nhau.
• Bảo đảm mỗi loại vật tư và mỗi phạm vi có đúng một người phê, trùng khớp với bảng đầu mối liên quy trình tại _FACTS.md mục 14.
• Bảo đảm sau khi đề xuất được phê, ba quy trình kế tiếp là nhập nguyên liệu đầu vào, kiểm kê kho và thanh toán nguyên vật liệu cùng dùng một bộ hồ sơ, một bộ số và một bộ người ký.

Phạm vi áp dụng

• Phạm vi gồm nguyên liệu sản xuất (nhựa, bột khoáng, bột màu, phụ gia, dung môi), vật tư pha màu cấp cho đại lý, bao bì và hàng mua ngoài.
• Phạm vi áp dụng cho nhà máy, các kho chi nhánh và văn phòng Cần Thơ; mỗi phạm vi có người phê riêng ở bảng Người chịu trách nhiệm.
• Đề xuất không được trình khi thiếu dữ liệu nguồn kèm ngày cắt số, theo chuẩn ở quy trình đề xuất và báo cáo.
• Người khởi tạo nhu cầu và người phê duyệt giá trị không được là một người; người xác nhận nguồn tiền cũng không được là người phê đơn hàng.
• Đổi nhà cung cấp hoặc đổi lô phải qua toàn bộ ràng buộc kỹ thuật ở mục Các bước thực hiện trước khi phát hành đơn hàng.
• Ngoài phạm vi: điều chuyển giữa hai kho không tạo đơn mua và không phát sinh công nợ; nghiệp vụ trả lô cho nhà cung cấp đi theo quy trình đổi trả hàng; nghĩa vụ trả tiền cho nhà cung cấp do quy trình thanh toán nguyên vật liệu điều chỉnh; chi phí cử người đi bảo trì máy tại đại lý do quy trình tạm ứng và thanh toán công tác phí điều chỉnh, riêng danh mục vật tư mua cho đại lý nằm ở quy trình này.
• Ngoài phạm vi: chi nhánh không tự đặt nguyên liệu ngoài danh mục vật tư đã được phê duyệt.

Bốn nguồn đề xuất cung ứng

• Dự báo cắt theo bộ ba gồm dòng sản phẩm, khu vực và kỳ; gộp sáu dòng sơn về một con số sẽ mất tín hiệu của dòng đang thiếu.
• Lệch khu vực xử lý bằng điều chuyển; mùa thi công và các đợt voucher đổi sản lượng nhanh hơn tốc độ mua nguyên liệu.
• Nhu cầu colorant tính theo mã màu thực bán từ cơ sở dữ liệu 1.476 dòng màu đã số hoá, theo _FACTS.md mục 1, không chia đều cho 16 vị trí ống.

Công thức lập đề xuất và nguồn tham số

• Tồn khả dụng là tồn theo sổ, cộng lô chờ kiểm nghiệm, trừ hàng đã chốt đơn và trừ hàng cách ly.
• Giá và nguồn tiền do Kế toán trưởng ông Lê Văn Tồn xác nhận; phạm vi chi nhánh do bà Nguyễn Thị Kim Hồng ký ở vai kế toán trưởng chi nhánh.
• Dữ liệu quét voucher tra bằng cả hai định danh com.tison.scan và com.tison.voucher, mỗi mã voucher chỉ dùng một lần, theo _FACTS.md mục 7.
• Mức dự trữ vật tư pha màu đang áp dụng để viết bài là 02 ống POM mỗi thể tích, 04 màng van mỗi kiểu, 16 gioăng và 04 bộ nắp – đầu vòi, thuộc nhãn đề xuất nội bộ, cần Ban Giám đốc duyệt theo _FACTS.md mục 13.

Ba phương án cung ứng và tiêu chí chọn

• Ba phương án phải trình đồng thời kèm lựa chọn "không làm gì", để người phê thấy chi phí của việc không mua.

Vì sao đề xuất cung ứng là dữ liệu cho trợ lý AI nội bộ

• Đề xuất cung ứng là nơi tầng [D] Dữ liệu của khung H-P-D-I phải quy về một nguồn sự thật, vì dự báo, tồn kho và đơn đang đặt nằm ở nhiều chỗ khác nhau, theo _FACTS.md mục 9.
• Bốn khoảng trống còn nằm ngoài hệ thống và phải để trống: thời gian chờ hàng, tồn kho an toàn theo mùa, danh mục nhà cung cấp đã phê, mức tiêu hao colorant tại từng đại lý.
• Đơn đặt qua tin nhắn và sổ giấy chưa vào hệ thống bán hàng; ERP chưa triển khai nên các kho dữ liệu chưa nối được với nhau.
• Nạp trí tuệ nhân tạo khi dữ liệu chưa chuẩn hoá sẽ tạo ra Garbage In, Garbage Out theo tính tuyến tính của khung H-P-D-I, nên bài này ưu tiên đủ trường dữ liệu trước khi ưu tiên tốc độ.

Các bước thực hiện

• Tám bước dưới đây là luồng bắt buộc từ nguồn nhu cầu đến khi đóng đề xuất; mỗi bước một dòng, không gộp hai bước vào một dòng.
• Cột Thời hạn lấy theo cột "Thời hạn chuẩn" của _FACTS.md mục 14; mắt xích 1 và mắt xích 2 chưa có số thì giữ nguyên nhãn, không tự điền số ngày.

Thời hạn thẩm định tối đa cho từng bước kiểm tra

• Hết thời hạn phản hồi mà chưa có kết luận thì trình lại bằng văn bản; người phê duyệt ghi lý do hoãn vào phiếu đề xuất.
• Hồ sơ thiếu một chứng từ bất kỳ thì trả về bộ phận khởi tạo trong thời hạn chưa có số, cần Ban Giám đốc duyệt và không chuyển tiếp sang người phê duyệt.

Ràng buộc kỹ thuật phải kiểm trước khi chốt đề xuất

• Lô nguyên liệu chỉ được đưa vào đề xuất khi đã có đủ phiếu thử mẫu, phiếu so màu và biên bản chấp thuận của phòng Kỹ thuật.
• Khi đổi nhà cung cấp nhựa hoặc phụ gia, bộ phận khởi tạo có trách nhiệm tổ chức thử mẫu ở phòng thí nghiệm, thử ở mẻ thật và đối chiếu màu với mẫu chuẩn trước khi phát hành đơn hàng.
• Đầu mối thử nghiệm và đối chiếu màu là Kỹ sư trưởng ông Anh Minh; đầu mối kiểm lô và lưu mẫu là bộ phận KCS bà Tâm.
• _FACTS.md mục 10 ghi nhận Kỹ sư trưởng ông Anh Minh và bộ phận KCS bà Tâm là vợ chồng; ràng buộc này phải xử lý bằng cơ cấu quy trình, không bằng nhắc nhở, và không được diễn đạt nhẹ hơn.
• Hai ô "KCS đạt" và "Kỹ thuật phê" trên cùng một phiếu không được ký trong cùng một ngày bởi hai người có quan hệ gia đình.
• Lô bị bộ phận KCS bà Tâm từ chối mà đầu mối kỹ thuật thuộc cùng quan hệ gia đình thì thẩm quyền quyết định chuyển lên Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực, ghi rõ vào biên bản.
• Lô trọng yếu, gồm nhựa dòng ngoại thất và colorant dung môi, cần thêm xác nhận của Phòng Kỹ thuật ông Trọng ở vai đầu ngành.
• Dung môi và colorant gốc dung môi chỉ được mua cho máy COROB D200 dùng màng van đen FFKM; không mua colorant dung môi cho máy COROB D180, vì D180 chỉ tương thích sơn trang trí gốc nước với màng van xanh Viton, theo _FACTS.md mục 8.
• Biểu mẫu đặt hàng phải chặn lựa chọn theo kiểu máy đã lắp; hạn dùng nhựa và ngưỡng lệch màu do Phòng Kỹ thuật ông Trọng chốt và đang ở trạng thái chưa có số, cần Ban Giám đốc duyệt theo _FACTS.md mục 13.

Người chịu trách nhiệm

• Kho & Vận hành và phòng mua hàng chủ trì bài này; phòng Kỹ thuật chịu ràng buộc kỹ thuật, Kế toán chịu ô nguồn tiền.
• Người phê ở mỗi mắt xích dưới đây trùng khớp tuyệt đối với _FACTS.md mục 14; bộ phận khác chỉ đứng ở vai phối hợp.

• Người đề xuất, người phê và người kiểm soát của cùng một bước phải là ba người khác nhau khi bước đó liên quan tiền, theo _FACTS.md mục 14.
• Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực không tự phê đơn hàng do chính mình khai nhu cầu; trường hợp đó quyền phê nâng lên Tổng Giám đốc ông Lưu Tấn Tiến hoặc Phó Tổng Giám đốc bà Nguyễn Thị Kim Trinh.

Biểu mẫu đính kèm

• Bộ mã biểu mẫu dưới đây do bài này tự đặt để phục vụ tra cứu và cắt đoạn; _FACTS.md chưa có danh mục mã biểu mẫu, nên mã cần Ban Giám đốc duyệt khi phát hành bộ biểu mẫu chính thức.

• Thiếu một hồ sơ bất kỳ trong danh mục biểu mẫu này thì Kho & Vận hành trả về bộ phận khởi tạo và đề xuất không được chuyển tiếp sang người phê duyệt.
• Biên bản đóng đề xuất phải ghi số thực hiện so với dự kiến; không thay thế biên bản bằng việc xoá tệp theo dõi.

Những điểm dễ sai

• Bỏ qua ô "hàng đang đặt" nên đặt trùng một nhu cầu đã có đơn đang chạy.
• Dự báo một con số chung cho sáu dòng sơn, làm mất tín hiệu của dòng đang thiếu.
• Chốt nhà cung cấp mới vì giá thấp mà bỏ qua thử mẻ thật và đối chiếu màu với mẫu chuẩn.
• Mua colorant dung môi cho đại lý chỉ lắp máy COROB D180, do biểu mẫu đặt hàng chưa chặn theo kiểu máy.
• Ghi "hàng về sớm" thay vì số ngày chờ hàng, là ô đang ở trạng thái chưa có số, cần Ban Giám đốc duyệt.
• Chờ hết tồn mới đặt vật tư dự phòng, dù mức dự trữ đã duyệt tồn tại chính để chặn tình huống đó.
• Đóng đề xuất bằng cách xoá tệp theo dõi, thay vì lập biên bản có số thực hiện so với dự kiến.
• Ghi người phê khác với _FACTS.md mục 14 ở mắt xích giáp ranh, khiến bốn quy trình trong chuỗi mua hàng không khớp nhau.
• Để Kỹ sư trưởng ông Anh Minh và bộ phận KCS bà Tâm ký hai ô kiểm soát trên cùng một phiếu trong cùng một ngày.
• Tự nâng nhãn đề xuất nội bộ thành đã chốt, hoặc điền một con số tạm vào ô chưa có số, cần Ban Giám đốc duyệt.

Câu hỏi thường gặp

Điều chuyển giữa hai kho có phải mua hàng không? Không; điều chuyển không tạo đơn mua và không phát sinh công nợ, nhưng vẫn phải qua thẩm định tồn kho và phê duyệt theo phạm vi kho nhận, chi nhánh do Giám đốc chi nhánh bà Nguyễn Thị Kim Hồng, nhà máy do Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực.

Đổi nhà cung cấp nhựa cùng chủng loại, giá thấp hơn, có phải thử mẫu không? Có; đặc tính và hạn dùng của nhựa thay đổi theo lô, nên đề xuất phải qua đủ ràng buộc kỹ thuật trước khi phát hành đơn hàng, và các ngưỡng so sánh vẫn do Phòng Kỹ thuật ông Trọng chốt.

Đại lý báo sắp cạn ống POM thì ai đặt hàng? phòng Kỹ thuật ông Kim khởi tạo, Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực phê danh mục và mức dự trữ, Kho & Vận hành chi nhánh do bà Nguyễn Thị Kim Chi quản lý thực hiện đặt hàng.

Bao lâu thì một đề xuất phải được thẩm định xong? Chưa có căn cứ để trả lời bằng số; toàn bộ thời hạn thẩm định bảy bước ở trạng thái chưa có số, cần Ban Giám đốc duyệt, đầu mối chốt là Kế toán trưởng ông Lê Văn Tồn và Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực, theo _FACTS.md mục 13.

Mua colorant dung môi cho máy nào được phép? Chỉ máy COROB D200 dùng màng van đen FFKM, theo _FACTS.md mục 8; máy COROB D180 chỉ nạp màu gốc nước.

Tài liệu liên kết

• Quy trình nhập nguyên liệu đầu vào — mắt xích 4 trong _FACTS.md mục 14, nơi đơn hàng đã phê trở thành lô nhập kho, cách ly và phiếu đạt.
• Quy trình kiểm kê kho nguyên vật liệu và bao bì — mắt xích 5, nơi tồn thực kiểm và điểm đặt lại hàng được xác nhận cho kỳ đề xuất kế tiếp.
• Quy trình thanh toán nguyên vật liệu — mắt xích 6 đến 8, nơi Kế toán trưởng ông Lê Văn Tồn xác nhận ba đối chiếu và phê lệnh chi.
• Quy trình triển khai và bảo trì máy pha màu COROB — danh mục vật tư tiêu hao của ống POM, màng van xanh Viton và màng van đen FFKM theo _FACTS.md mục 8.
• Quy trình thử mẫu và lưu mẫu — hồ sơ thử mẻ thật, phiếu so màu và thời hạn lưu mẫu kèm theo mỗi đề xuất đổi lô.
• Quy trình đề xuất và báo cáo — chuẩn một trang cho tờ trình và nguyên tắc không có dữ liệu nguồn kèm ngày cắt số thì không trình.
• Quy trình đánh giá rủi ro doanh nghiệp — nơi ghi ràng buộc quan hệ gia đình giữa Kỹ sư trưởng ông Anh Minh và bộ phận KCS bà Tâm vào sổ đăng ký rủi ro.