"Quy trình kiểm kê kho nguyên vật liệu và bao bì: bốn nhịp, đếm mù, xử lý chênh lệch"

Quy trình vận hành · cập nhật 2026-11-15 · [kiểm kê, kho, nguyên vật liệu, bao bì, chênh lệch]

Bài này dùng khi kho nhà máy, kho chi nhánh và phòng Kế toán kiểm kê nguyên vật liệu, bao bì, màu cô đặc colorant và sơn thành phẩm; khi cần xử lý một bảng chênh sau kiểm kê; khi bàn giao thủ kho hoặc tất toán hợp đồng đại lý. Chuẩn phương pháp của bài là đếm hai lượt độc lập, phiếu đếm mù không nhìn số sổ, cắt chứng từ trước khi đếm và biên bản đủ chữ ký. Nhịp kiểm kê, hạn mức phê, thời hạn lưu chứng từ lấy từ _FACTS.md; các mốc ngày giờ và tỷ lệ chia dải chưa có trong _FACTS.md đều mang nhãn đề xuất nội bộ, cần Ban Giám đốc duyệt.

• Một con số kiểm kê chỉ có giá trị khi đủ hai vế: số thực kiểm từ phiếu đếm và số sổ tại đúng giờ cắt chứng từ.

Mục đích

• Bảo đảm số tồn kho nguyên vật liệu, bao bì, colorant và thành phẩm trên sổ khớp số thực kiểm tại một thời điểm đã cắt chứng từ.
• Chặn ba lỗi nguồn: thủ kho tự kiểm khu vực của mình, người đếm nhìn số sổ rồi ghi theo sổ, lấy tồn trên phần mềm máy pha màu làm số thực kiểm.
• Tách bạch hai bản chất khác nhau là hao hụt có cơ chế vật lý kèm định mức và mất mát không có cơ chế vật lý, vì chứng từ và người phê của hai khoản này khác nhau.
• Buộc mọi khoản điều chỉnh giá vốn, bù hao, ghi giảm đi qua đúng hạn mức phê duyệt và có người kiểm soát tiền riêng biệt với người đề xuất, người phê.
• Đưa nguyên nhân hệ thống phát hiện sau kiểm kê vào sổ đăng ký rủi ro kèm ngày hẹn và người chịu trách nhiệm, thay vì chỉ sửa số cho khỏa bảng cân đối.
• Tạo chứng từ đầu vào sạch cho nhịp đóng sổ tháng, quý và cho chỉ số vòng quay tồn kho trong báo cáo kết quả kinh doanh.

Phạm vi áp dụng

• Áp dụng cho kho nguyên vật liệu nhà máy gồm nhựa và binder, bột màu, dung môi, phụ gia; kho bao bì gồm lon, nắp, decal, thùng, pallet; kho colorant của máy pha màu COROB D180 và D200; kho thành phẩm nhà máy; kho chi nhánh; hàng gửi bán tại đại lý.
• Áp dụng cho bốn nhịp: kiểm kê cuối tháng, kiểm kê cuối quý, kiểm kê đột xuất, kiểm kê bàn giao.
• Áp dụng cho các đầu mối: tổ đếm độc lập, thủ kho, Kế toán kho, bộ phận KCS, phòng Kỹ thuật, Kế toán trưởng công ty, trưởng đoàn theo nhịp.
• Ngoài phạm vi: hàng đã bán và chuyển quyền sở hữu cho đại lý không phải tồn kho công ty, chỉ xử lý ở phần hàng gửi bán hộ chưa đối soát.
• Ngoài phạm vi: kiểm kê tiền mặt tại quỹ, công cụ dụng cụ văn phòng và tài sản cố định thuộc nhịp đóng sổ của phòng Kế toán.
• Ngoài phạm vi: kết luận chất lượng lô nguyên liệu khi hàng về, thuộc quy trình nhập nguyên liệu đầu vào; bài này chỉ dùng trạng thái lô cách ly và lô chờ KCS làm đầu vào cho bước cô lập hàng.

Đơn vị tính và hệ số quy đổi

• Nhựa và phụ gia: kg và can.
• Bột màu: bao và kg.
• Dung môi: lít và kg, kèm nhiệt độ và tỷ trọng khi đo bồn.
• Sơn thành phẩm: thùng và lon.
• Bao bì: cái và bộ lon – nắp.
• Colorant: lít và cc theo mức đọc trên ống POM.
• Hệ số quy đổi từ thùng ra lon và khối lượng một can đầy: chưa có số, cần Ban Giám đốc duyệt, đầu mối lập số liệu là Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực cùng Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn.

Các bước thực hiện

Ba giai đoạn dưới đây là một luồng liên tục, đánh số 1 đến 12; mỗi dòng một bước, một bước có một người thực hiện chịu trách nhiệm chính và một người phối hợp độc lập. Cột Thời hạn khớp mắt xích 5 và mắt xích 8 của bảng đầu mối liên quy trình ở _FACTS.md mục 14; các mốc ngày giờ cụ thể chưa có trong _FACTS.md nên đều mang nhãn đề xuất nội bộ.

Giai đoạn 1: chuẩn bị trước ngày kiểm kê

Giai đoạn 2: đếm, đo và lập bảng chênh

Giai đoạn 3: ký số sổ, điều chỉnh và lưu hồ sơ

Cách đo từng nhóm vật tư

• Mỗi máy COROB có tối đa 16 ống POM thể tích 1,5 l hoặc 2,5 l, lượng chiết tối thiểu 0,077 cc, theo _FACTS.md mục 8.
• Tồn kho ảo sau khi nạp colorant là lỗi đã ghi nhận trong tài liệu máy pha màu, nên số thực kiểm lấy từ ống, không lấy từ phần mềm.
• D180 chỉ dùng sơn trang trí gốc nước; phát hiện ống D180 mang colorant gốc dung môi thì ghi biên bản trong ngày, chuyên viên phòng Kỹ thuật ông Kim ký xác nhận.
• Ngưỡng chấp nhận về mức tồn đáy ống và sai số cho phép khi đọc mức: chưa có số, cần ông Trọng chốt theo tiêu chuẩn nhà cung cấp.

Xử lý chênh lệch

Người phê ở bảng dưới đây là người phê giá trị điều chỉnh; người lập phiếu, người phê và người kiểm soát tiền phải là ba người khác nhau theo _FACTS.md mục 14. Bốn dải giữ nguyên cơ chế phân loại đang dùng; ngưỡng phần trăm chia dải chưa có số trong _FACTS.md mục 13, cần Ban Giám đốc duyệt trước khi áp dụng.

Bù hao và thất thoát

• Hao hụt tự nhiên phải có cơ chế vật lý và định mức kèm theo; mất mát thì không có hai yếu tố này, nên chứng từ và người phê khác nhau.
• Định mức hao bì từng nhóm vật tư: chưa có số, cần ông Trọng chốt theo tiêu chuẩn nhà cung cấp; khi chưa được duyệt thì mọi dòng hao bì là khoản chờ kết luận, chưa ghi giảm.
• Chi phí được trừ phải có hoá đơn và chứng từ hợp pháp theo _FACTS.md mục 5; giới hạn chi phí bù hao là đề xuất nội bộ, cần Ban Giám đốc duyệt.
• Người phê bù hao và ghi giảm không là người ký đơn đặt hàng cùng lô; số tiền luôn do Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn xác nhận trước khi ký.

Kiểm kê kho đại lý và đối soát tồn ngoài sổ

• Hàng đã bán và chuyển quyền sở hữu cho đại lý không còn là tồn kho công ty, nên tồn ở đại lý không nằm trên sổ của Tison.
• Hai khoản phải kê riêng là hàng gửi bán hộ chưa đối soát và hàng đổi trả đang trên đường về.
• Voucher được bọc trong đáy thùng sơn và mỗi mã dùng một lần theo _FACTS.md mục 7, nên kiểm kê tại đại lý chỉ đếm thùng nguyên còn niêm, không mở thùng.
• Khi cần số liệu quét để đối soát, đầu mối dữ liệu quét và tài khoản người dùng là Quản lý ứng dụng Tison Scan ông Nguyễn Trọng Tường; kiểm đếm xác suất có Quản lý kho chi nhánh bà Nguyễn Thị Kim Chi tham gia.
• _FACTS.md mục 7 ghi quy trình đối soát giữa công ty và đại lý chưa có trong nguồn công khai, nên nhịp ở bảng dưới là đề xuất nội bộ, cần Ban Giám đốc duyệt.

Người chịu trách nhiệm

Bốn cuộc kiểm kê và ai đứng đầu

• Bảng nhịp chiếu vào bảng vai dưới đây: tên ở cột Trưởng đoàn chính là giá trị cột Người chịu trách nhiệm của vai tương ứng, cột Đầu ra là phạm vi ghi ở cột Thẩm quyền quyết định.
• Trưởng đoàn một nhịp không kiêm ghi sổ và không ký cả hai vế số thực kiểm lẫn số sổ.
• Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn đối chiếu và ký vế số sổ trước khi bảng chênh được công bố; xử lý vượt hạn mức nâng lên Tổng Giám đốc ông Lưu Tấn Tiến, hoặc Phó Tổng Giám đốc bà Nguyễn Thị Kim Trinh khi được ủy quyền.
• Cơ cấu đoàn theo bản đang dùng: 01 trưởng đoàn không là thủ kho khu vực được kiểm, hai tổ đếm mỗi tổ 02 người không nhìn số sổ, 01 người ghi sổ, 01 người chứng kiến thuộc bộ phận KCS của bà Tâm.
• Số người và thời lượng của cơ cấu này là đề xuất nội bộ, cần Ban Giám đốc duyệt.

Ba bất kiêm nhiệm

• Ràng buộc quan hệ gia đình lấy theo _FACTS.md mục 10: Kỹ sư trưởng ông Anh Minh và bộ phận KCS bà Tâm là vợ chồng, nên ràng buộc phải xử lý bằng quy trình, không bằng nhắc nhở.
• Hai ô "đếm" và "soát lại" trên cùng một biên bản không do hai người có quan hệ gia đình ký trong cùng một ngày.
• Lô bị KCS từ chối mà đầu mối kỹ thuật thuộc cùng quan hệ gia đình thì thẩm quyền quyết định chuyển lên Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực.
• Mỗi bước liên quan tiền phải có ba người khác nhau ở ba vai đề xuất, phê và kiểm soát, theo _FACTS.md mục 14.

Bảng vai, thẩm quyền và đầu mối thay thế

Biểu mẫu đính kèm

Mẫu biên bản kiểm kê

Biên bản lập riêng cho từng kho và khung cột dưới đây dùng cho cả bảng chênh hợp nhất; mỗi dòng phải đủ 11 ô, không để trống ô nào, ô nguyên nhân chưa xác định được thì ghi "đang giải trình" kèm tên người chịu trách nhiệm.

• Đầu biên bản ghi tên kho, phạm vi kiểm kê, giờ cắt chứng từ và thành phần đoàn.
• Cuối biên bản ghi số dòng chênh, giá trị chênh, danh mục hàng cô lập và kết luận của trưởng đoàn.
• Biên bản chi nhánh do Giám đốc chi nhánh kiêm kế toán trưởng chi nhánh bà Nguyễn Thị Kim Hồng ký; biên bản nhà máy do Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực phê; bảng hợp nhất phải có chữ ký Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn ở vế số sổ.

Danh mục biểu mẫu

Những điểm dễ sai

• Để thủ kho tự đếm rồi tự ghi sổ khu vực của mình, mất lớp kiểm soát độc lập của bất kiêm nhiệm thứ nhất.
• In phiếu đếm có cột số sổ, người đếm chốt số theo sổ thay vì theo thực tế.
• Không cắt chứng từ, hàng vẫn ra vào trong lúc đếm, mọi chênh lệch sau đó trở thành số vô nghĩa.
• Lấy tồn colorant trên phần mềm máy pha màu làm số thực kiểm, bỏ qua lỗi tồn kho ảo đã ghi nhận sau khi nạp.
• Quên trừ lon thành phẩm giữ mẫu và bao bì mẫu lưu, tạo dư tồn ảo ở cả hai nhóm.
• Quên ghi nhiệt độ và tỷ trọng khi đo bồn dung môi, quy đổi sai khối lượng rồi kết luận là hao hụt.
• Đếm rời lon và nắp thay vì đếm theo bộ, không khoá được chênh lệch của bao bì.
• Cộng tồn đại lý vào tồn kho công ty, hoặc bỏ hẳn không đối soát hàng gửi bán hộ.
• Gộp mất mát vào hao bì để khỏi giải trình, sai cả giá vốn lẫn trách nhiệm vật chất.
• Công bố bảng chênh khi Kế toán trưởng chưa ký vế số sổ, bảng chênh mất căn cứ đối chiếu.
• Để hai ô "đếm" và "soát lại" trên cùng biên bản do hai người có quan hệ gia đình ký trong cùng một ngày, vô hiệu hoá lớp kiểm soát thứ hai.

Câu hỏi thường gặp

• Kiểm kê cuối tháng có cần Kế toán tham gia không? Có; Kế toán kho ghi sổ và đối chiếu, Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn ký vế số sổ, nhưng không tham gia đếm để giữ bất kiêm nhiệm thứ nhất.
• Số tồn trên phần mềm máy pha màu dùng để làm gì? Dùng để đối chiếu và bóc chênh do tồn kho ảo; số thực kiểm colorant lấy từ mức đọc trên ống POM, không lấy từ phần mềm.
• Ai ký phiếu bù hao vượt định mức? Không phải người ký đơn đặt hàng vật tư; phiếu phải có chữ ký xác nhận số tiền của Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn và chữ ký phê theo hạn mức _FACTS.md mục 13, đề xuất nội bộ, cần Ban Giám đốc duyệt.
• Hàng đã bán cho đại lý nhưng còn nằm tại đại lý có đưa vào biên bản không? Không đưa vào tồn kho công ty; chỉ kê ở dòng hàng gửi bán hộ chưa đối soát và kiểm đếm xác suất theo nhịp.
• Phát hiện ống D180 mang colorant gốc dung môi ngay trong ca kiểm kê thì xử lý thế nào? Ghi biên bản trong ngày, chuyên viên phòng Kỹ thuật ông Kim ký xác nhận, báo cáo Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực và Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn, không chờ kỳ kiểm kê kế tiếp.

Tài liệu liên kết

• Quy trình nhập nguyên liệu đầu vào — mắt xích 4 của chuỗi mua hàng: lô đạt, lô cách ly và phiếu nhập là đầu vào của giờ cắt chứng từ.
• Quy trình đề xuất cung ứng — mắt xích 1 đến mắt xích 3: nhu cầu, danh mục và mức dự trữ mà kết quả kiểm kê phải phản hồi lại.
• Quy trình thanh toán nguyên vật liệu — mắt xích 6 và 7: phần bù hao, ghi giảm và hạn mức phê lệnh chi theo _FACTS.md mục 14.
• Quy trình kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh — mắt xích 8: dòng chênh lệch kiểm kê, vòng quay tồn kho và thời hạn lưu chứng từ.
• Quy trình thử mẫu và lưu mẫu — mẫu lưu và lon giữ mẫu phải trừ khỏi số thực kiểm khi đếm thành phẩm.
• Quy trình đổi trả hàng — nguồn hàng cách ly và hàng đổi trả đang trên đường về xuất hiện trong bảng chênh.
• Quy trình đánh giá rủi ro doanh nghiệp — nơi ghi nguyên nhân hệ thống sau kiểm kê và ràng buộc quan hệ gia đình giữa Kỹ sư trưởng ông Anh Minh và bộ phận KCS bà Tâm theo _FACTS.md mục 10.