"Quy trình đổi trả hàng sơn: điều kiện, thời hạn, chứng từ và hạch toán"

Quy trình vận hành · cập nhật 2026-11-15

Bài này dùng khi khách hoặc đại lý xin đổi trả sơn, khi Tison trả lại lô cho nhà cung cấp, hoặc khi kế toán thiếu chứng từ để ghi giảm doanh thu. Hai chiều đi một luồng: tiếp nhận, cách ly hàng, kết luận nguyên nhân, quyết định xử lý, hạch toán, lưu hồ sơ.

Mọi mốc thời gian, ngưỡng giá trị và tỷ lệ trong bài là đề xuất nội bộ, cần Ban Giám đốc duyệt; _FACTS.md không có số cho nghiệp vụ đổi trả. Số về thuế, hoá đơn và chứng từ lấy từ _FACTS.md và ghi rõ ở mục 7.

1. Trường hợp nhận và không nhận

Chiều khách và đại lý trả Tison:

Chiều Tison trả nhà cung cấp: lô colorant lệch chuẩn màu so với phiếu, thiếu số lượng, thùng vỡ khi nhập, hạn dùng ngắn hơn cam kết. Căn cứ của chiều này là hợp đồng mua bán đang hiệu lực; điều khoản và thời hạn cụ thể cần Pháp chế xác nhận vì _FACTS.md không ghi.

2. Thời hạn khiếu nại và thẩm quyền (đề xuất)

3. Hồ sơ bắt buộc

Một bộ hồ sơ đổi trả chỉ được chấp nhận khi đủ:

• Phiếu đổi trả ghi mã màu, dòng sơn, số lượng, lô, ngày mua, mô tả lỗi, ảnh hiện trạng
• Hoá đơn điện tử gốc của lô hàng bán ra
• Phiếu pha hoặc bản in công thức từ máy chiết, với mọi vụ liên quan đến màu
• Biên bản nghiệm thu hiện trường có hai bên ký, với hàng đã thi công
• Văn bản thỏa thuận hàng cận date, nếu xử lý theo nhóm này
• Biên bản giao nhận hàng, ký ngày hàng vào khu cách ly

Không có phiếu đổi trả thì kho không nhận hàng. Không nhận hàng trước rồi bổ sung hồ sơ sau.

4. Bảy bước xử lý

Mục tiêu một vụ thông thường: 7 ngày làm việc.

5. Phân loại xử lý

• Đổi cùng mã: thùng mới thay thùng lỗi, không phát sinh tiền
• Pha lại: lệch màu do phía Tison; giữ lon gốc làm mẫu đối chiếu.
• Đổi sang mã khác: bù hoặc lùi chênh lệch theo giá niêm yết hiện hành.
• Trả hàng, hoàn tiền: khi khách đồng ý bằng văn bản; hoàn chuyển khoản cho đại lý
• Chấp nhận có giảm giá: lỗi thẩm mỹ nhẹ, khách vẫn dùng; ghi rõ mức giảm
• Huỷ: hết hạn dùng, nhiễm bẩn, bao vỡ; biên bản huỷ hai chữ ký

6. Xử lý hàng đổi trả về kho

1. Để vào khu cách ly có nhãn, không xếp lẫn hàng bán được.
2. Kiểm tem, số lô, hạn dùng, mức độ còn lại trong thùng.
3. Đạt yêu cầu: tái nhập kho, ghi rõ nguồn "hàng đổi trả"
4. Chưa đạt còn dùng được: chuyển diện bán theo phê duyệt của Ban Giám đốc
5. Hỏng hẳn: ghi sổ hư hỏng, lập biên bản huỷ, chụp ảnh hiện trạng.
6. Ghi lô đổi trả vào bảng theo dõi để Kỹ thuật truy nguyên nhà cung cấp colorant

7. Hạch toán và thuế

Liên quan công nợ thì đối chiếu sổ đại lý trước khi kết hồ sơ.

8. Phân định trách nhiệm nội bộ

9. Chỉ số theo dõi

10. Điểm dễ sai và câu hỏi thường gặp

Điểm dễ sai

• Nhận hàng trước, làm phiếu sau; đến kỳ quyết toán thiếu chứng từ
• Gộp đổi hàng với trả hàng vào một khoản giảm doanh thu; số liệu méo
• Quên biên bản điều chỉnh trước khi xuất hoá đơn điều chỉnh
• Để hàng cách ly lẫn kho bán; xuất lại thùng lỗi cho khách khác
• Tự hứa thời hạn hoặc mức bồi thường ngoài mốc ở mục 2

Câu hỏi thường gặp

Sơn đã mở nắp có đổi được không? Không, trừ khi Kỹ thuật kết luận lỗi sản xuất và giữ lon làm chứng

Màu pha theo yêu cầu riêng thì sao? Không đổi, công thức pha riêng không dùng lại được

Ai được đổi từ chối sang chấp nhận? Chỉ Ban Giám đốc, bằng quyết định ghi trên phiếu

Xuất thùng đổi có ghi doanh thu không? Không; chỉ ghi khi bán cho khách mới

Tài liệu liên kết

• _FACTS.md mục 1, 5 — dòng sản phẩm, hoá đơn điện tử, chi phí được trừ, tạm nộp.
• Bài ban-do-mien-nghiep-vu-tison — chủ quản miền Kinh doanh, Kho, Kỹ thuật, Kế toán.
• Bài tu-dien-thuat-ngu-domain — nghĩa của "trả hàng", "đổi hàng", "hàng cận date".
• Bài quy-trinh-de-xuat-va-bao-cao — luồng xin phê duyệt ngoại lệ