Quy trình ký kết hợp đồng lao động: loại hợp đồng, thẩm quyền, điện tử và lưu trữ
Bài này dùng khi ký mới, gia hạn hoặc thanh lý hợp đồng lao động. Loại hợp đồng, nội dung bắt buộc, thời hạn báo trước và giá trị hợp đồng điện tử là luật định. Ngưỡng phân cấp ký, thời hạn lưu, mốc nhắc hết hạn là đề xuất nội bộ, cần Ban Giám đốc duyệt.
1. Chọn loại hợp đồng
Điều 21–22 chỉ có hai loại hợp đồng lao động. Không có loại thứ tư, và không "ký cho đủ hồ sơ" bằng bản hợp đồng ghi sai nội dung thật.
| Loại | Trần thời gian | Khi nào dùng ở Sơn Tison | Rủi ro nếu dùng sai |
|---|---|---|---|
| Không xác định thời hạn | Không ghi ngày hết hạn | Kế toán, nhân sự gắn bó dài hạn, quản lý showroom | Ràng buộc lâu hơn dự kiến; nghỉ phải báo trước 45 ngày |
| Xác định thời hạn | Dưới 60 tháng, hết hạn chỉ gia hạn 01 lần bằng phụ lục | Kinh doanh đại lý theo địa bàn, tài xế, thợ theo công trình | Sau lần gia hạn phải ký hợp đồng mới; ký phụ lục lần hai là sai |
Tình huống cụ thể:
| Tình huống | Chọn | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tổ thợ đi theo một công trình, giao hàng tăng cường dịp Tết | Xác định thời hạn gắn với tiến độ công trình | Không dùng hình thức thời vụ cho công việc kéo dài liên tục |
| Cộng tác viên kinh doanh hưởng thù lao theo đơn | Không phải hợp đồng lao động nếu không có quản lý, giờ giấc | Pháp chế xét bản chất; trả công từ 5.000.000 đ/lần thì khấu trừ 10 % thuế thu nhập cá nhân |
| Thợ thi công làm thường xuyên tại showroom, theo ca | Xác định thời hạn hoặc không xác định thời hạn | Việc kéo dài liên tục thì không được ký dạng mùa vụ |
2. Hồ sơ đầu vào trước khi ký
- [ ] Phiếu nhu cầu, quyết định tuyển dụng, thư mời nhận việc đã ký.
- [ ] CCCD còn hiệu lực; bằng chứng chỉ khớp JD; giấy khám sức khỏe với vị trí nặng nhọc.
- [ ] Mã số thuế cá nhân, tài khoản ngân hàng, người thân liên hệ khi khẩn cấp.
- [ ] Phiếu mục tiêu và biên bản đánh giá thử việc; cam kết bảo mật đã ký (mã màu, công thức pha, danh sách đại lý, giá).
- [ ] Bảng lương đề xuất có xác nhận của Kế toán, đối chiếu lương tối thiểu vùng theo nơi làm việc.
Thiếu mục nào thì chưa trình ký; Nhân sự ghi vào danh sách theo dõi.
3. Dự thảo: 12 điều khoản phải có
| STT | Điều khoản | Nguồn |
|---|---|---|
| 1 | Tên, địa chỉ người sử dụng lao động | Điều 21 |
| 2 | Họ tên, ngày sinh, giới tính, CCCD hoặc hộ chiếu người lao động | Điều 21 |
| 3 | Mô tả công việc | Điều 21 |
| 4 | Địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng | Điều 21 |
| 5 | Mức lương, hình thức và thời hạn trả, phụ cấp | Điều 21 |
| 6 | Mức đóng bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp | Điều 21 |
| 7 | Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi | Điều 21 |
| 8 | Trang bị bảo hộ lao động | Điều 21 |
| 9 | Điều khoản thử việc hoặc ghi nhận đã xong thử việc | Điều 25 |
| 10 | Bí mật thông tin và quản lý tài sản số | Thỏa thuận |
| 11 | Đào tạo và hoàn trả chi phí đào tạo | Thỏa thuận |
| 12 | Hình thức ký, lưu trữ, hiệu lực bản điện tử | Nghị định 337/2025/NĐ-CP |
Mốc phải khớp khi điền: 08 giờ/ngày hoặc 48 giờ/tuần; làm thêm ≤ 40 giờ/tháng và ≤ 200 giờ/năm, một số trường hợp ≤ 300 giờ/năm; ban đêm tính từ 22:00 đến 06:00; nghỉ phép năm 12 ngày cho lao động bình thường làm việc từ 12 tháng trở lên.
4. Thẩm quyền ký
| Cấp | Phạm vi được ký | Ghi chú |
|---|---|---|
| Giám đốc | Mọi hợp đồng, phụ lục, văn bản thanh lý | Không giới hạn |
| Phó giám đốc phụ trách | Hợp đồng và phụ lục của khối được phân công | Cần quyết định phân công bằng văn bản |
| Trưởng phòng Nhân sự | Ký thay khi được uỷ quyền; trình ký, không quyết lương | Giấy uỷ quyền ghi rõ phạm vi, thời hạn, lưu kèm hồ sơ |
| Trưởng bộ phận chuyên môn | Không ký | Chỉ xác nhận mô tả công việc và kết quả đánh giá |
Hiện áp dụng nguyên tắc mọi hợp đồng lao động do giám đốc hoặc người được uỷ quyền bằng văn bản ký; phân cấp theo mức lương là đề xuất nội bộ, cần Ban Giám đốc duyệt.
5. Trình tự ký
- Kiểm pháp lý: đối chiếu mẫu chuẩn, đủ 12 điều khoản, đúng loại hợp đồng, đúng vùng lương.
- Trình duyệt: phiếu trình kèm dự thảo, bảng lương, hồ sơ đầu vào; Kế toán xác nhận lương và bảo hiểm.
- Ký: người có thẩm quyền ký; kiểm tên, chức danh, ngày ký trên cả hai bản.
- Đóng dấu hoặc định danh điện tử: bản giấy đóng dấu; bản điện tử ký bằng phương tiện định danh hợp lệ.
- Bàn giao bản cho người lao động: 05 ngày làm việc kể từ ngày ký xong (đề xuất nội bộ), có ký nhận vào sổ bàn giao hoặc xác nhận trên hệ thống.
- Cập nhật danh sách theo dõi: loại hợp đồng, ngày bắt đầu, ngày hết hạn, số hồ sơ, nơi lưu.
Hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hiệu lực 01/01/2026, có giá trị như bản giấy, phải lưu trên hệ thống, bảo đảm toàn vẹn và định danh. Ký điện tử không miễn trừ bước bàn giao.
6. Phụ lục hợp đồng
| Việc | Dùng phụ lục? | Lưu ý |
|---|---|---|
| Gia hạn hợp đồng xác định thời hạn | Có | Chỉ 01 lần; lần kế tiếp phải ký hợp đồng mới |
| Tăng lương, đổi phụ cấp | Có | Ghi mức mới và ngày áp dụng, không điều chỉnh lùi ngày |
| Đổi địa điểm, đổi tên vị trí | Có | Giữ đúng mô tả công việc thật |
| Đổi loại hợp đồng, đổi hẳn công việc | Không | Ký hợp đồng mới |
| Sửa sai chính tả, số CCCD | Có | Hai bên cùng ký, lưu cạnh bản chính |
7. Lưu trữ và theo dõi hết hạn
| Hạng mục | Quy định nội bộ |
|---|---|
| Mã hồ sơ | HĐ-[năm]-[khối]-[số thứ tự], ví dụ HĐ-2026-KT-014 |
| Bản giấy | 01 bản trong tủ hồ sơ nhân sự có khóa |
| Bản số hóa | 01 bản lưu hệ thống, kèm log ký và dấu thời gian, bật nhân bản |
| Thời hạn lưu | Tối thiểu 10 năm sau khi hợp đồng chấm dứt (đề xuất nội bộ) |
| Nhắc hết hạn | Hệ thống nhắc 60 và 30 ngày trước ngày hết hạn; danh sách hết hạn trong 90 ngày tới nộp Ban Giám đốc hằng tháng |
Không lưu bản duy nhất ở file cá nhân hay chat.
8. Chấm dứt và thanh lý
| Trường hợp | Báo trước | Việc phải làm |
|---|---|---|
| Nghỉ theo hợp đồng xác định thời hạn | Ít nhất 30 ngày | Văn bản, bàn giao, quyết toán lương |
| Nghỉ theo hợp đồng không xác định thời hạn | Ít nhất 45 ngày | Như trên, kèm bàn giao tài sản và truy cập |
| Người đang thử việc nghỉ | Ít nhất 03 ngày làm việc | Thanh toán đến ngày làm việc cuối |
| Doanh nghiệp chấm dứt theo quy định | Theo điều kiện luật định | Trả lời bằng văn bản, lưu hồ sơ nhân sự |
Chốt các bước: quyết toán lương và phụ cấp đến ngày cuối; trợ cấp thôi việc theo quy định, Kế toán lập bảng tính, pháp chế kiểm trước khi chi; thu hồi tài khoản, thiết bị, dữ liệu; chốt sổ bảo hiểm xã hội và trả hồ sơ theo thời hạn luật định (pháp chế xác nhận mốc từng trường hợp); lập biên bản thanh lý ghi rõ hai bên không còn khiếu nại.
9. Rủi ro thường gặp
- Dùng hợp đồng thời vụ cho công việc kéo dài liên tục ở showroom hoặc kho.
- Ký lùi ngày để khớp kỳ báo cáo hoặc né bảo hiểm.
- Thiếu nội dung bắt buộc, nhất là địa điểm làm việc nhiều nơi của thợ thi công và mức đóng bảo hiểm.
- Không giao bản hợp đồng cho người lao động, hoặc giao bản photo không chữ ký.
- Gia hạn lần thứ hai bằng phụ lục: sai, phải ký hợp đồng mới.
- Phụ lục tăng lương ghi "áp dụng từ kỳ trước"; hợp đồng điện tử lưu bằng ảnh chụp màn hình nên không kiểm tra được toàn vẹn; trưởng bộ phận tự ký vì "đã được duyệt miệng".
10. Câu hỏi thường gặp
Hết hạn hợp đồng xác định thời hạn, gia hạn được mấy lần? Một lần, bằng phụ lục; sau đó phải giao kết hợp đồng mới (Điều 21–22).
Hợp đồng điện tử có phải in ra ký không? Không, nhưng người lao động phải truy cập được bản hợp lệ theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
Đã ký hợp đồng lao động có điều khoản thử việc, hết thử việc có ký lại không? Không, chỉ cần thông báo kết quả và xác nhận chuyển chính thức.
Hồ sơ mục 2 thiếu thì làm sao? Ghi rõ mục thiếu và hẹn ngày bổ sung bằng văn bản; chưa bổ sung thì chưa trình ký.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, văn bản hợp nhất 18/VBHN-VPQH 2026: Điều 21, 22, 25.
- Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử, hiệu lực 01/01/2026.
- Nghị định 293/2025/NĐ-CP: lương tối thiểu vùng và mức giờ, hiệu lực 01/01/2026.
- Bài liên kết:
quy-trinh-tuyen-dung,quy-trinh-thu-viec,quy-trinh-de-xuat-va-bao-cao.