Quy trình tuyển dụng: từ phiếu nhu cầu nhân sự đến ngày nhận việc
Bài này dùng khi một bộ phận cần thêm người. Mốc thời gian, chi phí, ngưỡng KPI là đề xuất nội bộ, cần Ban Giám đốc duyệt; chỉ số có căn cứ pháp lý ghi rõ là bắt buộc.
Vai trò theo lane
| Lane | Vai trò | Làm chính |
|---|---|---|
| 1 | Trưởng bộ phận đề xuất | Phiếu nhu cầu, ngân sách lương, định biên, bài test nghề |
| 2 | Nhân sự | Đăng tin, sàng lọc, tham chiếu, hồ sơ onboard, theo dõi SLA |
| 3 | Ban Giám đốc | Duyệt định biên và khung lương, ký thư mời, vòng 2 |
| 4 | Người phỏng vấn chuyên môn | Chấm test, kết luận đạt hoặc không đạt |
| 5 | IT và Kế toán onboard | Tài khoản, thiết bị, mã số thuế, bảo hiểm, bảo hộ |
1. Khi nào được mở tuyển dụng
Đủ ba thứ trên một tờ phiếu trước khi đăng tin:
- Vị trí nằm trong bảng định biên được duyệt, hoặc được Ban Giám đốc duyệt ngoài định biên bằng văn bản.
- Phiếu nhu cầu nhân sự: tên vị trí, khối, lý do (thay người nghỉ, tăng khối lượng, mở đại lý mới), mức lương đề xuất, ngày cần có người.
- Ngân sách lương đã duyệt, tính đủ chi phí doanh nghiệp. Cộng trên quỹ lương ≈ 32,5 % (người lao động 10,5 %, doanh nghiệp 21,5–22 %): vị trí 12.000.000 đ/tháng thật sự tốn trên 15.000.000 đ.
2. Yêu cầu: JD bốn khối, khung năng lực, lương tham chiếu
| Khối | JD phải nêu | Kiểm bắt buộc |
|---|---|---|
| Kinh doanh đại lý | Địa bàn, số đại lý, chỉ tiêu quý, công nợ | Đàm phán, đọc số bán, chiết khấu |
| Kỹ thuật thi công | Loại công trình, số m², phạm vi nghiệm thu | Định mức sơn, mã màu, khiếu nại |
| Kho vận | Ca, loại xe, khu vực giao, hàng đổi trả | Quản tồn, đối soát chứng từ |
| Văn phòng | Người quản lý, chu kỳ báo cáo, phần mềm | Bảng lương, bảo mật dữ liệu |
Lương tham chiếu phải kiểm với lương tối thiểu vùng theo nơi đặt trụ sở hoặc nơi làm việc thực tế, mức từ 01/01/2026 theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP:
| Vùng | Lương tối thiểu tháng từ 01/01/2026 |
|---|---|
| I | 5.310.000 đ |
| II | 4.730.000 đ |
| III | 4.140.000 đ |
| IV | 3.700.000 đ |
Nghị định này lần đầu quy định mức giờ: Vùng I 25.500 đ/giờ, bốn vùng giảm dần, dùng chốt lương cộng tác viên bán thời gian và thợ làm theo giờ.
3. Nguồn ứng viên và chi phí đăng tin
Ngân sách cho một vị trí, đề xuất nội bộ:
| Vị trí | Ưu tiên nguồn | Chi phí |
|---|---|---|
| Thợ, phụ sơn, lái xe, thủ kho | Đội trưởng giới thiệu, Zalo nhóm thợ, showroom | 0–400.000 đ |
| Kinh doanh đại lý | Đại lý cũ giới thiệu, tin trả phí | 0,5–1,5 triệu đ |
| Kế toán, pha màu, quản lý showroom | Đăng tin, trường nghề, quy hoạch nội bộ | 1–6 triệu đ |
4. Sàng lọc hồ sơ
Tiêu chí loại, phải ghi lý do vào file theo dõi: thiếu CCCD còn hiệu lực hoặc kê khai không khớp; JD yêu cầu cao đẳng trở lên mà không có bằng, chứng chỉ; khoảng trống từ 6 tháng liên tục không giải thích; kinh doanh và kho vận chưa có kỳ làm toàn thời gian liên tục từ 12 tháng.
Phản hồi: 03 ngày làm việc với hồ sơ bị loại, 05 ngày làm việc với người đã phỏng vấn, kể cả từ chối.
5. Phỏng vấn hai vòng
Vòng 1 chuyên môn, có bài test thực tế 30–45 phút, chấm trên phiếu và lưu vào hồ sơ:
| Vị trí | Bài test |
|---|---|
| Pha màu | Đọc mã màu từ mẫu thật, tra mã kiểu HC-64, 2137-30, tính lượng pha cho 200 m² |
| Tổ trưởng thi công | Tính diện tích thực thu và số lít theo định mức nhãn lô, số lớp, xử lý tường cũ |
| Kinh doanh đại lý | Tính giá sau chiết khấu và công nợ còn lại, tình huống đổi trả hàng lỗi màu |
| Thủ kho, kế toán | Đối soát phiếu xuất với tồn kho; bảng lương có bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân |
Vòng 2 văn hoá, do giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách: độ ổn định, cam kết thời gian, mức đồng thuận quy trình; không đổi thang lương đã duyệt nếu không có văn bản.
6. Tham chiếu và kiểm tra thông tin
Gọi điện và ghi biên bản ít nhất 01 nơi làm việc gần nhất: chức danh, thời gian làm, lý do nghỉ. Vị trí giữ tiền, giữ kho, giữ dữ liệu màu và đại lý: kiểm thêm CCCD đối chiếu. Không hỏi tình trạng hôn nhân, dự định sinh con, tôn giáo, quê quán: không phản ánh năng lực và là rủi ro pháp lý.
7. Thư mời nhận việc
Đây là căn cứ để ký hợp đồng, phải ghi đủ:
- Tên vị trí, khối, người quản lý trực tiếp, địa điểm cụ thể (trụ sở, showroom hay theo công trình).
- Lương tháng, lương thử việc; thử việc ≥ 85 % mức lương của công việc đó, mỗi công việc chỉ thử việc 01 lần (Điều 25).
- Loại hợp đồng dự kiến: không xác định thời hạn, hoặc xác định thời hạn dưới 60 tháng (Điều 21–22).
- Ngày bắt đầu, giờ làm việc, hồ sơ mang theo ngày 1, điều kiện đạt tham chiếu và khám sức khỏe.
Ứng viên xác nhận trong 05 ngày làm việc. Giám đốc ký thư mời; phó giám đốc hoặc trưởng phòng Nhân sự chỉ ký khi có giấy uỷ quyền bằng văn bản lưu kèm hồ sơ.
8. Hồ sơ xin việc và 30 ngày đầu
Hồ sơ Nhân sự phải thu đủ trước hoặc trong ngày 1:
- [ ] Phiếu thông tin nhân sự có ký; CCCD công chứng không quá 06 tháng (đề xuất nội bộ).
- [ ] Giấy khám sức khỏe với thợ thi công, lái xe, thủ kho; bằng và chứng chỉ đúng JD.
- [ ] Mã số thuế cá nhân; chưa có thì lập danh sách cho Kế toán đăng ký trong tháng vào làm.
- [ ] Tài khoản ngân hàng, người thân liên hệ khi khẩn cấp.
- [ ] Cam kết bảo mật (mã màu, công thức pha, danh sách đại lý, giá); biên nhận nội quy và an toàn thi công.
| Mốc | Việc phải xong | Ai làm |
|---|---|---|
| Ngày 1 | Thu hồ sơ, mở tài khoản, cấp đồng phục và bảo hộ (nón, găng, kính, giày), phân công người kèm | Nhân sự, IT, Kế toán |
| Tuần 1 | Kèm cặp 1-1, đọc 3 quy trình của khối, ký mục tiêu thử việc | Trưởng bộ phận, người kèm |
| Tháng 1 | Đánh giá ngày 7 và 30, khai bảo hiểm trước ngày 30 của tháng vào làm | Nhân sự, Kế toán |
9. SLA toàn trình
| Bước | Hạn | Người xử lý | Sản phẩm |
|---|---|---|---|
| Phiếu nhu cầu | 02 ngày làm việc | Trưởng bộ phận | Phiếu có duyệt lương |
| Duyệt mở tuyển | 03 ngày | Ban Giám đốc | Văn bản duyệt |
| Đăng tin, sàng lọc | 05 ngày | Nhân sự, chuyên môn | Danh sách gọi phỏng vấn |
| Vấn 1 | 05 ngày | Chuyên môn | Phiếu test, nhận xét |
| Vấn 2 | 03 ngày | Ban Giám đốc | Kết luận đạt/không đạt |
| Tham chiếu | 03 ngày | Nhân sự | Biên bản xác minh |
| Thư mời | 02 ngày | Giám đốc ký | Thư mời |
| Chờ xác nhận | 05 ngày | Ứng viên | Email đồng ý |
| Onboard | 01 ngày | Nhân sự, IT, Kế toán | Hồ sơ, tài khoản, bảo hộ |
10. KPI
| Chỉ tiêu | Cách tính | Ngưỡng theo dõi |
|---|---|---|
| Thời gian lấp chỗ trống | Ngày nhận việc trừ ngày duyệt phiếu | ≤ 30 ngày văn phòng, ≤ 15 ngày phổ thông |
| Tỷ lệ đạt sau thử việc | Số đạt / số tiếp nhận | ≥ 80 % |
| Chi phí trên một vị trí | Đăng tin, giới thiệu, giờ công Nhân sự | Theo bảng mục 3 |
| Tỷ lệ nghỉ trong 12 tháng | Nghỉ tự nguyện / số tiếp nhận | ≤ 20 %, vượt thì rà lại phỏng vấn |
11. Những điểm dễ sai
- Hứa lương bằng miệng rồi điều chỉnh khi ký; chỉ mức đã duyệt trên giấy có hiệu lực.
- Tuyển trước, xin duyệt sau: phiếu nhu cầu duyệt muộn hơn ngày vào làm là lỗ hổng hồ sơ.
- Không lưu phản hồi cho ứng viên bị loại: mất nguồn dự phòng, không giải thích được quyết định.
- JD ghi "nam, dưới 30 tuổi, ngoại hình tốt" cho việc không có yêu cầu nghề đặc thù: rủi ro pháp lý về phân biệt đối xử, làm mất ứng viên giỏi. Thay bằng kỹ năng đo được.
- Để người giới thiệu trả lời thay về lương, bỏ qua phỏng vấn với người do nội bộ tiến cử; thu tiền hồ sơ, tiền đồng phục; bỏ bước đối chiếu lương tối thiểu vùng; phân công người kèm trên danh nghĩa.
12. Câu hỏi thường gặp
Cần người ngay tuần sau, bỏ vòng 2 được không? Không. Chỉ giám đốc duyệt rút gọn bằng văn bản, Nhân sự lưu lý do.
Người cũ quay lại có phải thử việc nữa không? Không, nếu đúng cùng công việc: mỗi công việc chỉ thử việc 01 lần (Điều 25). Vị trí khác thì áp trần của vị trí đó.
Khi nào tính là tuyển xong? Khi hồ sơ ngày 1 đủ, tài khoản đã mở, mục tiêu thử việc đã ký và có tên trong danh sách khai bảo hiểm của tháng, chưa phải khi ứng viên gật đầu.
Căn cứ pháp lý và tài liệu liên kết
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, văn bản hợp nhất 18/VBHN-VPQH 2026: Điều 21, 22, 25.
- Nghị định 293/2025/NĐ-CP: lương tối thiểu vùng và mức giờ, hiệu lực 01/01/2026.
- Bài liên kết:
quy-trinh-thu-viec,quy-trinh-ky-ket-hop-dong-lao-dong,quy-trinh-de-xuat-va-bao-cao.