"Quy trình nhập nguyên liệu đầu vào: ba cửa khi hàng về, hồ sơ lô và kiểm tra đầu vào"
Bài này dùng khi một xe nguyên liệu hoặc bao bì sắp vào cổng nhà máy; khi thủ kho cần biết lô nào được lên kệ và lô nào phải nằm lại khu cách ly; khi bộ phận KCS cần căn cứ để ký hoặc từ chối một lô; khi kế toán thiếu chứng từ để ghi giá vốn; khi kho chi nhánh nhận hàng do nhà máy chuyển xuống. Bài phủ trọn vòng từ đơn đặt hàng đã phê duyệt đến khi lô vào sổ tồn và có kết luận đạt hoặc không đạt, áp dụng cho sáu nhóm vật tư: nhựa và binder, bột màu, dung môi, phụ gia, màu cô đặc COROB, bao bì.
Mục đích
- Chặn nguyên liệu chưa có kết luận chất lượng đi vào mẻ sản xuất, vì lỗi lô đầu vào thường chỉ lộ ra sau khi pha xong và đã giao cho đại lý.
- Chặn việc ghi sổ theo phiếu giao hàng khi số cân thực nhận lệch với phiếu giao, giữ nguyên căn cứ khiếu nại nhà cung cấp.
- Chặn colorant gốc dung môi vào kho cấp cho điểm chỉ lắp máy COROB D180, dẫn chiếu theo
_FACTS.mdmục 8. - Bảo đảm mỗi lô vào kho chính có đủ bộ hồ sơ lô, trong đó phiếu nhập kho có chữ ký đạt của KCS và phê của cấp có thẩm quyền.
- Bảo đảm chứng từ mua hàng đáp ứng điều kiện chi phí được trừ theo
_FACTS.mdmục 5 trước khi chuyển sang quy trình thanh toán nguyên vật liệu. - Phân định ba lớp kiểm soát ở khâu nhập theo
_FACTS.mdmục 14 mắt xích 4: người đề xuất nhập, người phê nhập và người kiểm soát chất lượng, sổ sách là ba người khác nhau.
Phạm vi áp dụng
Bài này áp dụng cho kho nguyên liệu nhà máy, khu cách ly, kho chi nhánh và điểm nạp colorant tại đại lý khi tiếp nhận sáu nhóm vật tư sau.
- Nhựa nhũ tương và binder dùng cho sơn trang trí gốc nước và sơn công nghiệp.
- Bột màu TiO2 và bột màu vô cơ.
- Dung môi và phụ gia gốc dung môi.
- Phụ gia gốc nước.
- Màu cô đặc COROB nạp cho máy D180 và D200.
- Bao bì lon, thùng thành phẩm 20 kg, 25 kg, 18 kg, pallet, nắp, decal.
Ngoài phạm vi của quy trình này
- Xuất kho nguyên liệu cho mẻ pha, định mức vật tư và lịch bảo trì máy pha màu do quy trình triển khai và bảo trì máy pha màu điều chỉnh.
- Kiểm kê, bù hao và xử lý chênh lệch tồn kho do quy trình kiểm kê kho nguyên vật liệu, bao bì điều chỉnh.
- Đối chiếu ba bên, phê lệnh chi và ra tiền do quy trình thanh toán nguyên vật liệu điều chỉnh.
- Lấy mẫu trong pha, thử thành phẩm và quản lý kho mẫu do quy trình thử mẫu và lưu mẫu điều chỉnh; bài này chỉ dừng ở việc lấy mẫu và niêm mẫu tại xe.
- Trả lô cho nhà cung cấp đi theo luồng đổi trả hàng; bài này chỉ dừng ở biên bản hiện trường và văn bản khiếu nại.
- Dự báo nhu cầu, tồn kho an toàn, chọn nhà cung cấp và phát hành đơn hàng do quy trình đề xuất cung ứng điều chỉnh.
Quy tắc dùng số và dẫn chiếu
- Ngưỡng kỹ thuật của phép thử đầu vào, gồm pH, hàm rắn, nhớt, độ ẩm, tỷ trọng, điểm chớp cháy, cỡ rây và hạn dùng còn lại, ghi
chưa có số, cần ông Trọng chốt theo tiêu chuẩn nhà cung cấp; khung phép thử trong bài là chuẩn vận hành, chưa phải chuẩn chất lượng. - Dung sai hao hụt khi đối chiếu phiếu giao với số cân thực nhận là
chưa có số, cần ông Trọng chốt theo tiêu chuẩn nhà cung cấp, vì_FACTS.mdmục 13 xếp dung sai hao hụt vận chuyển vào nhóm chưa xác định và lấy theo hợp đồng nhà cung cấp; hai mức 0,2 % hàng bao và 0,5 % hàng rời từng ghi ở bản trước đây chưa được duyệt nên không dùng làm căn cứ xử lý lô. - Mốc nhập kho và mốc kiểm chất lượng lấy theo
_FACTS.mdmục 14 mắt xích 4; các mốc khác trong bài mang nhãnđề xuất nội bộvà cần Ban Giám đốc duyệt. - Thông số thiết bị, gồm dải lon cao 140–375 mm, lượng chiết tối thiểu 0,077 cc, máy D180 chỉ nhận sơn gốc nước, máy D200 có màng van FFKM cho gốc dung môi, tối đa 16 ống thể tích 1,5 l hoặc 2,5 l, dẫn chiếu theo
_FACTS.mdmục 8. - Tên người, chức danh và phạm vi quyền hạn lấy theo
_FACTS.mdmục 10; bài không dùng tên ngoài bảng đó. - Tuổi lưu mẫu kỹ thuật của lô nguyên liệu ghi
chưa có số, cần ông Trọng chốt theo tiêu chuẩn nhà cung cấp; thời hạn lưu mẫu nguyên liệu 06 tháng trong_FACTS.mdmục 13 mới ở trạng thái đề xuất nội bộ, còn chuẩn pháp luật về lưu mẫu sơn chưa có số và cần Pháp chế dẫn chiếu.
Hồ sơ bắt buộc kèm theo một lô nhập
- Mọi lô: đơn đặt hàng đã phê duyệt, phiếu giao hàng của nhà cung cấp, hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, phiếu nhập kho.
- Lô nguyên liệu gồm nhựa, bột màu, dung môi, phụ gia, colorant: thêm phiếu C/Q của nhà cung cấp và phiếu lấy mẫu kèm kết quả KCS có ô kỹ thuật do Kỹ sư trưởng phê.
- Lô dung môi và phụ gia dung môi: thêm bản SDS; chưa có SDS thì chưa cho xe vào khu kho.
- Hàng rời, hàng phuy, xe bồn: thêm biên bản cân có chữ ký của bảo vệ, thủ kho và tài xế.
- Lô bao bì: thêm bảng kết quả kiểm đếm theo tỷ lệ lấy mẫu; code lô in trên bao bì phải khớp mã lô trên phiếu giao hàng.
- Thiếu một chứng từ thuộc nhóm bắt buộc của lô nào thì chưa mở phiếu nhập kho cho lô đó.
- Hồ sơ đủ bộ mới được ghi vào chi phí được trừ theo
_FACTS.mdmục 5.
Kiểm tra đầu vào theo nhóm nguyên liệu
| Nhóm vật tư | Phép thử bắt buộc | Dụng cụ | Ngưỡng chấp nhận | Người thực hiện | Xử lý khi vượt ngưỡng |
|---|---|---|---|---|---|
| Nhựa nhũ tương và binder | pH, hàm rắn, nhớt, mùi, tách lớp, nhiệt độ khi giao, hạn dùng | Nhiệt kế, pH kế, tủ sấy, nhớt kế | chưa có số, cần ông Trọng chốt theo tiêu chuẩn nhà cung cấp | Bộ phận KCS bà Tâm đo; Kỹ sư trưởng ông Anh Minh kết luận | Giữ nguyên khu cách ly, đo lại mẫu thứ hai, lập văn bản khiếu nại |
| Bột màu TiO2 và bột vô cơ | Độ mịn theo rây, màu so với mẫu chuẩn, độ ẩm, tạp chất | Bộ rây, cân kỹ thuật, thiết bị đo ẩm, tấm so màu | chưa có số, cần ông Trọng chốt theo tiêu chuẩn nhà cung cấp | Bộ phận KCS bà Tâm cùng kỹ thuật viên phòng thí nghiệm | Không cấp cho mẻ pha hàng đại lý, chờ kết luận của phòng Kỹ thuật |
| Dung môi | Tỷ trọng, độ trong, hàm nước, điểm chớp cháy | Tỷ trọng kế, khúc xạ kế, thiết bị đo điểm chớp cháy kín | chưa có số, cần ông Trọng chốt theo tiêu chuẩn nhà cung cấp | Bộ phận KCS bà Tâm cùng bộ phận an toàn | Dừng từ cửa 0 khi thiếu SDS, xếp khu riêng có phương án phòng cháy chữa cháy |
| Phụ gia | Số lô, hạn dùng, trạng thái cảm quan, mùi, niêm nắp | Kiểm chứng từ, tỷ trọng kế, quan sát cảm quan | chưa có số, cần ông Trọng chốt theo tiêu chuẩn nhà cung cấp | Bộ phận KCS bà Tâm cùng thủ kho | Hạn dùng còn lại ngắn phải chờ Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực phê bằng văn bản |
| Màu cô đặc COROB | Đúng gốc cho từng kiểu máy, mã ống, số lô, tem niêm, thể tích ống 1,5 l hoặc 2,5 l | Danh mục nạp ống do ông Kim phòng Kỹ thuật giữ, bảng so màu | chưa có số, cần ông Trọng chốt theo tiêu chuẩn nhà cung cấp | Ông Kim phòng Kỹ thuật nhận dạng; Bộ phận KCS bà Tâm ký | Sai gốc thì chặn tại cửa 3 và báo ngay ông Kim phòng Kỹ thuật |
| Bao bì lon, thùng 20 kg, 25 kg, 18 kg, pallet | Đúng quy cách, code lô in trên sản phẩm, số lượng, ẩm mốc, thủng méo | Đếm theo tỷ lệ lấy mẫu, panme | chưa có số, cần ông Trọng chốt theo tiêu chuẩn nhà cung cấp | Thủ kho mở kiện; Bộ phận KCS bà Tâm giám sát | Mốc hoặc thủng thì loại phần hư hỏng; code sai thì không xuất cho chi nhánh |
Bẫy nhập sai: colorant dung môi đi vào máy D180
- Theo
_FACTS.mdmục 8, máy COROB D180 chỉ tương thích sơn trang trí gốc nước với van màng xanh Viton. - Theo
_FACTS.mdmục 8, chỉ máy D200 có phương án van đen FFKM vạn năng cho gốc dung môi. - Một máy có tối đa 16 ống màu, mỗi ống thể tích 1,5 l hoặc 2,5 l, lượng chiết tối thiểu 0,077 cc theo
_FACTS.mdmục 8. - Colorant gốc dung môi lọt vào ống của máy D180 sẽ lộ thành lệch màu ở mọi công thức dùng ống đó, vì ngưỡng chiết rất nhỏ.
- Hậu quả xử lý là xúc rửa hoặc thay ống POM, thay màng van, dừng chiết tại đại lý, nên chi phí lớn hơn nhiều lần giá trị lô colorant.
- Phiếu nhập kho phải ghi rõ gốc nước hay gốc dung môi; thủ kho chỉ cấp hàng khi dòng ghi gốc khớp với kiểu máy lắp tại điểm nhận.
- Danh mục colorant đã nạp cho từng máy do ông Kim, phòng Kỹ thuật, quản lý và chịu trách nhiệm kiểm tra, bảo trì theo
_FACTS.mdmục 8.
Kho chi nhánh: cùng luồng, khác người ký
- Quản lý kho chi nhánh bà Nguyễn Thị Kim Chi giữ đầu mối nhập, xuất, tồn và đối chiếu tồn với phần mềm.
- Giám đốc chi nhánh kiêm Kế toán trưởng chi nhánh bà Nguyễn Thị Kim Hồng chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động chi nhánh và phê lô chi nhánh.
- Hàng nhà máy chuyển xuống không mặc nhiên được miễn kiểm; chi nhánh kiểm niêm, số kiện, mã lô, ẩm mốc bao bì và ký biên bản giao nhận trong ngày.
- Chi nhánh không đo lại các chỉ tiêu thuộc phòng nghiệm; kết quả đo ở nhà máy theo lô nào dùng cho lô đó.
- Chi nhánh không tự đặt nguyên liệu ngoài danh mục đã phê duyệt.
- Colorant cấp cho điểm có máy phải đúng gốc theo kiểu máy lắp tại điểm đó.
- Phiếu nhập ở kho chi nhánh do Quản lý kho chi nhánh bà Nguyễn Thị Kim Chi ký; ở nhà máy do thủ kho lập và Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực phê, theo
_FACTS.mdmục 14 mắt xích 4.
Các bước thực hiện
Bảng dưới là luồng nhập một lô, gộp cả checklist các bước và ba cửa khi hàng về; mỗi dòng là một bước, một người thực hiện và một mốc thời hạn.
| Bước | Nội dung công việc | Người thực hiện | Phối hợp | Thời hạn |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Đối chiếu xe hàng với đơn đặt hàng đã phê duyệt về chủng loại, quy cách, số lượng; kiểm bản SDS với dung môi và phụ gia dung môi, thiếu SDS thì dừng ở cửa 0 | Thủ kho nhà máy, chưa có tên trong _FACTS.md mục 10 | Phòng mua hàng; bộ phận an toàn; bảo vệ vòng ngoài | trong ngày hàng về |
| 2 | Cân cả xe rồi cân bì, trừ bì, ghi biển số, họ tên tài xế, số kiện, số tem kiểm định của cân, lập biên bản cân có ba chữ ký | Thủ kho nhà máy, chưa có tên trong _FACTS.md mục 10 | Bảo vệ và tài xế cùng ký; bộ phận KCS chứng kiến khi cần | trong ngày hàng về |
| 3 | Lấy mẫu ngay tại xe, chia mẫu thử và mẫu lưu, dán nhãn mang mã lô nhà cung cấp và ngày nhập | Bộ phận KCS bà Tâm | Thủ kho chứng kiến toàn bộ việc chia mẫu | trong ngày hàng về |
| 4 | Xếp hàng vào khu cách ly đúng vạch, dán nhãn chờ KCS, ghi ngày vào cách ly vào thẻ lô | Thủ kho nhà máy, chưa có tên trong _FACTS.md mục 10 | Bộ phận KCS bà Tâm chứng kiến việc niêm | trong ngày hàng về |
| 5 | Đo chỉ tiêu đầu vào theo nhóm nguyên liệu, đối chiếu số đo với phiếu C/Q của nhà cung cấp | Bộ phận KCS bà Tâm cùng kỹ thuật viên phòng thí nghiệm | Kỹ sư trưởng ông Anh Minh; Phòng Kỹ thuật đầu ngành ông Trọng chốt ngưỡng | 01–02 ngày làm việc (đề xuất nội bộ) |
| 6 | Kết luận chất lượng và ký phiếu đạt hoặc phiếu không đạt cho lô | Bộ phận KCS bà Tâm | Thủ kho nhận kết luận để chuẩn bị lên kệ | 01–02 ngày làm việc (đề xuất nội bộ) |
| 7 | Phê ô kỹ thuật trên phiếu kết quả, xác nhận lô hợp chuẩn để dùng cho dòng sản phẩm đăng ký | Kỹ sư trưởng ông Anh Minh | Bộ phận KCS bà Tâm trình phiếu; Phòng Kỹ thuật đầu ngành ông Trọng khi vượt ngưỡng đã chốt | 01–02 ngày làm việc (đề xuất nội bộ) |
| 8 | Phê nhập kho chính đối với lô nhà máy, phê nhập đối với lô chi nhánh | Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực; lô chi nhánh do Giám đốc chi nhánh bà Nguyễn Thị Kim Hồng phê | Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn xác nhận điều kiện chứng từ | chưa có số, cần Ban Giám đốc duyệt |
| 9 | Ghi lô vào sổ tồn và phần mềm kho, ghi đúng trạng thái cách ly hoặc kho chính theo kết luận | Thủ kho nhà máy, chưa có tên trong _FACTS.md mục 10; kho chi nhánh do Quản lý kho chi nhánh bà Nguyễn Thị Kim Chi ký phiếu nhập | Kế toán kho; bộ phận KCS bà Tâm | trong ngày hàng về |
| 10 | Chuyển lô đã đạt lên kệ kho chính theo nguyên tắc FEFO, ghi giảm cách ly sau phê nhập | Thủ kho nhà máy, chưa có tên trong _FACTS.md mục 10 | Bộ phận KCS bà Tâm đối chiếu nhãn; sản xuất nhận thông tin tồn khả dụng | chưa có số, cần Ban Giám đốc duyệt |
| 11 | Lập biên bản và xử lý khi phiếu giao hàng lệch số cân thực nhận theo bảng đối chiếu số lượng | Thủ kho nhà máy, chưa có tên trong _FACTS.md mục 10 | Phòng mua hàng; tài xế ký biên bản; Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn xác định giá trị | chưa có số, cần Ban Giám đốc duyệt |
| 12 | Xử lý lô không đạt bằng cách giữ cách ly, trả nhà cung cấp hoặc huỷ theo biên bản, gửi văn bản khiếu nại; đóng hồ sơ lô và chuyển bộ chứng từ cho kế toán | Bộ phận KCS bà Tâm kết luận; phòng mua hàng gửi khiếu nại | Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực phê hướng xử lý; Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn nhận chứng từ | khiếu nại trong 10 ngày kể từ ngày kiểm lô nhập (đề xuất nội bộ); chuyển chứng từ theo mốc T+1 trước 09:00 ở _FACTS.md mục 14 mắt xích 6 |
Ba cửa khi hàng về và cửa 0 đối với dung môi
Hàng chỉ rời khu cách ly khi có đủ chữ ký ở cả ba cửa; mỗi cửa có một điểm chặn không được bỏ qua.
| Cửa | Việc bắt buộc | Người ký | Điểm chặn |
|---|---|---|---|
| Cửa 0, chỉ áp dụng cho dung môi và phụ gia dung môi | Nộp và kiểm bản SDS trước khi xe vào khu kho | Bộ phận an toàn tiếp nhận; thủ kho xác nhận đã có SDS | Chưa có SDS thì chưa cho xe vào khu kho, chưa rút niêm |
| Cửa 1, cân | Cân cả xe, cân bì, trừ bì, ghi biển số, họ tên tài xế, số kiện | Bảo vệ, thủ kho và tài xế cùng ký biên bản cân | Chưa cân thì chưa rút niêm |
| Cửa 2, lấy mẫu lưu | Lấy mẫu ngay tại xe, chia mẫu thử và mẫu lưu, dán nhãn mã lô | Bộ phận KCS bà Tâm ký; thủ kho chứng kiến | Lấy mẫu sau khi hàng đã lên kệ làm mất giá trị đối chiếu |
| Cửa 3, cách ly rồi nhập kho chính | Xếp vào khu cách ly, dán nhãn chờ KCS, chỉ lên kệ khi có phiếu đạt | Bộ phận KCS bà Tâm ký phiếu đạt; Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực phê nhập | Chưa qua cửa 3 thì không cấp nguyên liệu cho sản xuất |
Đối chiếu số lượng khi phiếu giao và cân không khớp
Mọi xử lý lệch khối lượng phải có biên bản; không ghi sổ theo phiếu giao khi chưa có số cân thực nhận.
| Trường hợp | Ngưỡng áp dụng | Cách xử lý | Biên bản và đầu mối chốt |
|---|---|---|---|
| Số cân khớp trong dung sai cho phép | chưa có số, cần ông Trọng chốt theo tiêu chuẩn nhà cung cấp | Ghi sổ theo số cân thực nhận, lưu phiếu cân cùng biên bản cân | Không lập biên bản riêng; đầu mối lưu là thủ kho và Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn |
| Hụt quá dung sai nhưng chưa vượt 2 % lô hàng | 2 % mức tạm thời đang bàn, cần Ban Giám đốc duyệt | Nhập theo số thực nhận, đề nghị trừ tiền hoặc bù hàng | Biên bản có chữ ký tài xế; phòng mua hàng lập, Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn xác định giá trị |
| Hụt trên 2 % hoặc thiếu cả kiện | Trên 2 % so với phiếu giao | Dừng nhập, giữ xe tại hiện trường, kiểm đếm lại hai lần | Biên bản hiện trường; Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực quyết, Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn ghi sổ |
| Thừa so với phiếu giao | Mọi mức thừa | Nhập theo số lượng của đơn đã phê duyệt, phần thừa để chờ xử lý | Biên bản hàng gửi chờ; phòng mua hàng đề xuất hướng xử lý |
| Hàng về trước, chứng từ về sau | Hồ sơ chờ quá 03 ngày làm việc là quá hạn theo đề xuất nội bộ | Lô vẫn nằm khu cách ly, chưa ghi giảm cách ly | Sổ theo dõi hồ sơ chờ; Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn giám sát |
Ghi sổ tồn và xử lý lô đạt, không đạt
| Trạng thái lô | Điều kiện ghi nhận | Việc tiếp theo | Người quyết và mốc thời gian |
|---|---|---|---|
| Đạt | Bộ phận KCS bà Tâm ký phiếu đạt và có phê nhập của cấp thẩm quyền | Lên kệ kho chính, ghi tồn theo FEFO, lô cận hạn xuất trước | Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực; mốc nhập kho lấy theo _FACTS.md mục 14 mắt xích 4 |
| Đạt có điều kiện | Lệch nhẹ so với ngưỡng chưa chốt, chỉ dùng cho dòng sản phẩm ít nhạy cảm | Ghi giới hạn dùng và dòng sản phẩm được phép dùng lên thẻ lô | Phòng Kỹ thuật đầu ngành ông Trọng và Kỹ sư trưởng ông Anh Minh đề xuất, Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực phê; 02 ngày làm việc (đề xuất nội bộ) |
| Không đạt | Vượt ngưỡng đã chốt, thiếu chứng từ bắt buộc hoặc lệch khối lượng ngoài dung sai | Giữ cách ly, trả nhà cung cấp hoặc huỷ theo biên bản, phát hành văn bản khiếu nại | Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực; khiếu nại trong 10 ngày kể từ ngày kiểm lô nhập (đề xuất nội bộ) |
Mốc thời gian, đầu mối chốt và các số còn trống
- Mốc chuẩn của mắt xích nhập kho là
trong ngày hàng vềvà kiểm chất lượng01–02 ngày làm việc (đề xuất nội bộ)theo_FACTS.mdmục 14 mắt xích 4; mọi ô thời hạn trong bài lấy theo mốc đó. - Mốc kết luận trong 24 giờ từng ghi ở bản trước đây nay giữ vai trò mục tiêu nội bộ rút gọn, không thay mốc 01–02 ngày làm việc; đầu mối chốt là Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực trình Ban Giám đốc.
- Mốc 02 ngày làm việc cho lô đạt có điều kiện và mốc 03 ngày làm việc cho hồ sơ chờ chứng từ là
đề xuất nội bộ, cần Ban Giám đốc duyệt. - Mốc 10 ngày cho khiếu nại lô không đạt là
đề xuất nội bộ;_FACTS.mdmục 13 chưa có số cho thời hạn khiếu nại, cần Pháp chế xác nhận và Ban Giám đốc duyệt. - Mốc phê nhập kho chính và mốc chuyển lô đạt lên kệ kho chính
chưa có số, cần Ban Giám đốc duyệt. - Chu kỳ kiểm định cân và dung sai hao hụt
chưa có số, cần ông Trọng chốt theo tiêu chuẩn nhà cung cấp; cân bàn lệch với cân ô tô thì ngưng ghi sổ chờ kiểm định. - Tỷ lệ lấy mẫu bao bì và số mẫu hỏng cho phép
chưa có số, cần ông Trọng chốt theo tiêu chuẩn nhà cung cấp.
Người chịu trách nhiệm
| Vai trong quy trình | Người chịu trách nhiệm | Thẩm quyền quyết định | Đầu mối thay thế khi vắng |
|---|---|---|---|
| Đề xuất nhập và lập phiếu nhập kho nhà máy | Thủ kho nhà máy, chưa có tên trong _FACTS.md mục 10 | Mở phiếu nhập khi hồ sơ lô đủ bộ; ghi trạng thái cách ly | Chưa có đầu mối thay thế trong _FACTS.md mục 10; đề xuất Ban Giám đốc chỉ định người thay bằng văn bản (đề xuất nội bộ) |
| Ký phiếu nhập ở kho chi nhánh | Quản lý kho chi nhánh bà Nguyễn Thị Kim Chi | Xác nhận số lượng thực nhận và đối chiếu tồn chi nhánh với phần mềm | Giám đốc chi nhánh kiêm Kế toán trưởng chi nhánh bà Nguyễn Thị Kim Hồng |
| Kiểm chất lượng đầu vào và ký phiếu đạt | Bộ phận KCS bà Tâm | Ký phiếu đạt hoặc không đạt, lưu mẫu đối chiếu theo quy trình thử mẫu và lưu mẫu | Ông Trọng phòng Kỹ thuật hoặc đầu mối KCS khác do Ban Giám đốc chỉ định (đề xuất nội bộ) |
| Phê ô kỹ thuật trên phiếu kết quả | Kỹ sư trưởng ông Anh Minh | Xác nhận lô hợp chuẩn cho dòng sản phẩm đăng ký, chủ trì xử lý lỗi kỹ thuật cấp nhà máy | Phòng Kỹ thuật đầu ngành ông Trọng |
| Chốt ngưỡng kỹ thuật trước khi ban hành | Phòng Kỹ thuật đầu ngành ông Trọng | Chốt mọi ngưỡng chấp nhận của phép thử đầu vào theo tiêu chuẩn nhà cung cấp | Phòng Kỹ thuật ông Kim chuẩn bị hồ sơ ngưỡng; người chốt do Ban Giám đốc chỉ định |
| Quản lý danh mục colorant đã nạp và vật tư máy pha màu | Phòng Kỹ thuật ông Kim | Nhận dạng đúng gốc colorant cho từng kiểu máy, xác nhận tem niêm và mã ống | Phòng Kỹ thuật đầu ngành ông Trọng |
| Phê nhập kho chính ở nhà máy | Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực | Phê nhập, phê đạt có điều kiện, quyết hướng xử lý lô không đạt, quyết cho mượn lô đang cách ly bằng văn bản | Tổng Giám đốc ông Lưu Tấn Tiến khi được ủy quyền bằng văn bản (đề xuất nội bộ) |
| Phê nhập lô tại chi nhánh | Giám đốc chi nhánh kiêm Kế toán trưởng chi nhánh bà Nguyễn Thị Kim Hồng | Phê toàn bộ hoạt động chi nhánh, gồm biên bản giao nhận và lô chi nhánh | Phó Tổng Giám đốc bà Nguyễn Thị Kim Trinh khi được ủy quyền |
| Ghi sổ tồn, đối chiếu chứng từ và công nợ | Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn | Ghi sổ, ghi giảm cách ly về mặt sổ sách, xác nhận điều kiện chứng từ phục vụ chi phí được trừ | Phó Tổng Giám đốc bà Nguyễn Thị Kim Trinh (đề xuất nội bộ, _FACTS.md mục 10 chưa có kế toán phó) |
| Xác nhận nguồn tiền và phê theo hạn mức ở khâu kế tiếp | Phó Tổng Giám đốc bà Nguyễn Thị Kim Trinh và Tổng Giám đốc ông Lưu Tấn Tiến theo hạn mức ở _FACTS.md mục 13 | Phê duyệt giá trị theo hạn mức đã ban hành | Tổng Giám đốc ông Lưu Tấn Tiến phê thay khi Phó Tổng Giám đốc vắng |
| Đầu mối lô chuyển về địa bàn Cần Thơ | Đại diện văn phòng Cần Thơ ông Nguyễn Huỳnh Phước | Xác nhận lịch nhận và tình trạng niêm của lô chuyển về địa bàn | Giám đốc chi nhánh kiêm Kế toán trưởng chi nhánh bà Nguyễn Thị Kim Hồng |
| Truyền thông và tài liệu bán hàng liên quan lô hàng | Marketing ông Hải An | Không có thẩm quyền quyết định trong luồng nhập | Không có đầu mối thay thế trong luồng nhập; yêu cầu thông tin do Ban Giám đốc điều phối |
Phân quyền trên phiếu nhập
| Hành động | Người có quyền ký | Người không có quyền ký |
|---|---|---|
| Mở phiếu nhập kho khi hồ sơ lô đủ bộ | Thủ kho nhà máy, chưa có tên trong _FACTS.md mục 10 | Phòng mua hàng, bộ phận KCS, bộ phận sản xuất |
| Đóng lô cách ly bằng niêm, nhãn và ngày cách ly | Thủ kho nhà máy, chưa có tên trong _FACTS.md mục 10, có bộ phận KCS bà Tâm chứng kiến | Người không có mặt tại hiện trường lúc niêm |
| Ký kết quả KCS | Bộ phận KCS bà Tâm | Kỹ sư trưởng ông Anh Minh không ký thay ô KCS |
| Ký ô kỹ thuật phê | Kỹ sư trưởng ông Anh Minh; ngưỡng do phòng Kỹ thuật đầu ngành ông Trọng chốt | Thủ kho và bộ phận sản xuất |
| Phê nhập kho chính ở nhà máy | Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực | Phòng mua hàng và phòng Kỹ thuật |
| Phê nhập lô ở chi nhánh | Giám đốc chi nhánh bà Nguyễn Thị Kim Hồng | Nhà máy ký thay |
| Ghi giảm cách ly gồm nhập, trả, huỷ | Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực quyết, Kế toán trưởng ông Lê Văn Tồn ghi sổ | Thủ kho tự xoá tên lô khỏi sổ |
| Đối chiếu chứng từ và công nợ | Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn | Bộ phận kinh doanh và bộ phận marketing |
| Xác nhận số lượng thực nhận ở kho chi nhánh | Quản lý kho chi nhánh bà Nguyễn Thị Kim Chi | Nhà máy xác nhận thay |
Bất kiêm nhiệm và ràng buộc quan hệ gia đình
_FACTS.mdmục 10 ghi Kỹ sư trưởng ông Anh Minh và bộ phận KCS bà Tâm là vợ chồng; ràng buộc này xử lý bằng quy trình, không bằng nhắc nhở.- Hai ô KCS đạt và kỹ thuật phê trên cùng một phiếu không được ký trong cùng một ngày bởi hai người có quan hệ gia đình.
- Lô bị KCS từ chối mà đầu mối kỹ thuật thuộc cùng quan hệ gia đình thì thẩm quyền quyết định chuyển lên Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực, ghi rõ vào biên bản.
- Người đề xuất nhập không là người phê nhập cho cùng một lô.
- Bước liên quan tiền phải có ba người khác nhau ở ba vai người đề xuất, người phê và người kiểm soát theo
_FACTS.mdmục 14. - Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn không vừa xác nhận chứng từ vừa phê hướng xử lý lô cho cùng một mã lô.
- Marketing ông Hải An không có ô ký nào trong luồng nhập.
Biểu mẫu đính kèm
Mã biểu mẫu là ký hiệu nội bộ dùng để tra cứu trong bài này; Ban Giám đốc chuẩn hoá mã khi ban hành, tên biểu mẫu và đầu mối lưu giữ lấy theo nội dung đã áp dụng tại kho và phòng kế toán.
| Mã biểu mẫu | Tên biểu mẫu | Bên lập | Bên lưu và thời hạn lưu |
|---|---|---|---|
| NL-01 | Đơn đặt hàng đã phê duyệt | Phòng mua hàng | Bản điện tử kèm bản giấy tại hồ sơ mua hàng theo số đơn; lưu tối thiểu 10 năm cùng nhóm sổ kế toán và hoá đơn theo _FACTS.md mục 13 |
| NL-02 | Phiếu giao hàng của nhà cung cấp | Nhà cung cấp, thủ kho đối chiếu tại cửa 1 | Bản giấy tại kho, bản scan gắn vào hồ sơ lô; lưu tối thiểu 05 năm theo _FACTS.md mục 13 |
| NL-03 | Hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế kèm tệp XML | Nhà cung cấp ký số, Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn kiểm điều kiện khấu trừ | Kho hoá đơn điện tử; lưu tối thiểu 10 năm theo _FACTS.md mục 13 |
| NL-04 | Phiếu C/Q của nhà cung cấp | Nhà cung cấp, bộ phận KCS đối chiếu số đo | Bản giấy tại KCS, bản scan trong hồ sơ lô; thời hạn lưu ngang hồ sơ lô, cần Ban Giám đốc duyệt vì chưa có số |
| NL-05 | Bản SDS cho dung môi và phụ gia dung môi | Nhà cung cấp, bộ phận an toàn tiếp nhận | Bản giấy và bản điện tử tại bộ phận an toàn; lưu suốt thời gian sử dụng vật tư, cần Ban Giám đốc duyệt vì chưa có số |
| NL-06 | Biên bản cân có ba chữ ký bảo vệ, thủ kho, tài xế | Thủ kho nhà máy, chưa có tên trong _FACTS.md mục 10 | Bản giấy tại kho, bản scan kèm phiếu nhập; lưu tối thiểu 05 năm theo _FACTS.md mục 13 |
| NL-07 | Phiếu lấy mẫu và kết quả KCS | Bộ phận KCS bà Tâm, kỹ thuật viên ghi số đo | Bản chính KCS giữ, bản scan vào hồ sơ lô; lưu tối thiểu 05 năm theo _FACTS.md mục 13 |
| NL-08 | Phiếu đạt hoặc không đạt của lô | Bộ phận KCS bà Tâm ký, Kỹ sư trưởng ông Anh Minh phê ô kỹ thuật | Bản chính tại KCS, bản kèm phiếu nhập; lưu tối thiểu 05 năm theo _FACTS.md mục 13 |
| NL-09 | Phiếu nhập kho | Thủ kho nhà máy lập, Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực phê; ở chi nhánh do Quản lý kho chi nhánh bà Nguyễn Thị Kim Chi ký | Bản giấy tại kho và bản điện tử trong phần mềm; lưu tối thiểu 05 năm theo _FACTS.md mục 13 |
| NL-10 | Biên bản đối chiếu số lượng khi phiếu giao lệch số cân | Thủ kho và phòng mua hàng, tài xế cùng ký | Bản giấy kèm hồ sơ lô và bản gửi kế toán; lưu tối thiểu 05 năm theo _FACTS.md mục 13 |
| NL-11 | Biên bản cách ly và ghi giảm cách ly | Thủ kho lập, bộ phận KCS bà Tâm chứng kiến, Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn ghi sổ | Bản giấy tại kho và bản tại kế toán; lưu tối thiểu 05 năm theo _FACTS.md mục 13 |
| NL-12 | Văn bản phê đạt có điều kiện kèm giới hạn dùng | Phòng Kỹ thuật đầu ngành ông Trọng và Kỹ sư trưởng ông Anh Minh đề xuất, Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực phê | Bản giấy trong hồ sơ lô, bản tại phòng Kỹ thuật; thời hạn lưu ngang hồ sơ lô, cần Ban Giám đốc duyệt vì chưa có số |
| NL-13 | Văn bản khiếu nại nhà cung cấp và biên bản trả hàng hoặc huỷ | Phòng mua hàng lập, Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực phê | Bản giấy tại phòng mua hàng và bản tại kế toán công nợ; lưu tối thiểu 10 năm cùng nhóm sổ kế toán theo _FACTS.md mục 13 |
- Bộ chứng từ tối thiểu của một lô gồm các biểu mẫu NL-01, NL-02, NL-03, NL-09 và một trong hai biểu mẫu NL-08, NL-13 tuỳ kết luận đạt hay không đạt.
- Lô dung môi, phụ gia dung môi và colorant dung môi bắt buộc thêm NL-05; lô nguyên liệu bắt buộc thêm NL-04 và NL-07.
- Thiếu chứng từ thuộc nhóm bắt buộc thì phiếu nhập kho chưa mở, bộ hồ sơ chưa chuyển sang quy trình thanh toán nguyên vật liệu.
- Thời hạn lưu 05 năm cho phiếu nhập và xuất kho, 10 năm cho sổ kế toán, báo cáo tài chính, quyết toán thuế và hoá đơn là mức đã chốt theo chế độ kế toán tại
_FACTS.mdmục 13; số văn bản làm căn cứ cần Pháp chế bổ sung.
Những điểm dễ sai
- Nhập hàng trước, làm hồ sơ sau; thiếu phiếu C/Q hoặc bản SDS thì khoản mua dễ bị loại khỏi chi phí được trừ theo
_FACTS.mdmục 5. - Xưởng thiếu nhựa nên cho lô chưa có phiếu đạt đi thẳng vào mẻ sản xuất, phá vỡ điểm chặn của cửa 3.
- Cân một lần, trừ bì theo phiếu giao, không lập biên bản khi hụt nên mất căn cứ khiếu nại nhà cung cấp.
- Ghi một con số tự đặt vào ô ngưỡng khi phòng Kỹ thuật đầu ngành ông Trọng chưa chốt; bộ phận KCS chỉ ghi số đo, không tự đóng dấu đạt.
- Để colorant gốc dung môi chung kệ với colorant gốc nước, tạo lỗi chi phí lớn ở máy D180 theo
_FACTS.mdmục 8. - Bỏ mã lô nhà cung cấp khỏi thẻ kho làm mất khả năng truy nguyên khi khiếu nại lệch màu.
- Lấy phiếu giao hàng làm số ghi sổ thay vì số cân thực nhận, khiến ba đối chiếu ở khâu thanh toán chỉ còn hình thức.
- Hai ô KCS đạt và kỹ thuật phê ký cùng ngày trên cùng phiếu, vô hiệu hoá lớp kiểm soát thứ hai theo
_FACTS.mdmục 10. - Chi nhánh ký biên bản giao nhận sau khi hàng đã lên kệ, mất giá trị đối chiếu của mẫu lấy tại xe.
- Tự cho mượn lô đang cách ly mà không có văn bản của Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực.
Câu hỏi thường gặp
- Xe dung môi đã vào cổng nhưng thiếu bản SDS thì xử lý thế nào? Chưa cho xe vào khu kho theo cửa 0; phòng mua hàng yêu cầu nhà cung cấp gửi bản điện tử trong ngày, chỉ lấy mẫu sau khi đã có SDS.
- Lô đang cách ly mà sản xuất thiếu nhựa, có cho vay không? Không cho tự ý lấy; chỉ Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực quyết bằng văn bản, trên cơ sở bộ phận KCS bà Tâm đo nhanh và ghi trạng thái đạt có điều kiện kèm giới hạn dùng.
- Phiếu giao hàng và số cân lệch nhau thì ghi sổ theo số nào? Ghi theo số cân thực nhận sau khi lập biên bản; ngưỡng dung sai
chưa có số, cần ông Trọng chốt theo tiêu chuẩn nhà cung cấp, phần vượt ngưỡng chuyển phòng mua hàng xử lý với nhà cung cấp. - Mẫu lưu của lô nguyên liệu giữ bao lâu? Thời hạn lưu mẫu nguyên liệu 06 tháng là
đề xuất nội bộtheo_FACTS.mdmục 13; chuẩn pháp luật chưa có số và cần Pháp chế dẫn chiếu, còn tuổi lưu mẫu kỹ thuậtchưa có số, cần ông Trọng chốt theo tiêu chuẩn nhà cung cấp. Đầu mối ký hủy mẫu là bộ phận KCS bà Tâm cùng Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực theo_FACTS.mdmục 13. - Kết quả kiểm chất lượng ghi theo mốc nào, 24 giờ hay 01–02 ngày làm việc? Ô thời hạn ghi theo
01–02 ngày làm việc (đề xuất nội bộ)đúng_FACTS.mdmục 14 mắt xích 4; mục tiêu 24 giờ chỉ là mục tiêu nội bộ rút gọn và cần Ban Giám đốc duyệt nếu muốn đưa thành chuẩn.
Tài liệu liên kết
- Quy trình đề xuất cung ứng — mắt xích 1 đến 3 của chuỗi mua hàng, nơi sinh ra đơn đặt hàng đã phê duyệt mà bước 1 của bài này đối chiếu.
- Quy trình thử mẫu và lưu mẫu — chuẩn lấy mẫu, nhãn mẫu lưu, thời hạn lưu và kho mẫu cho lô vừa nhập.
- Quy trình kiểm kê kho nguyên vật liệu, bao bì — mắt xích 5, nơi số ghi sổ của lô nhập được đối chiếu với số thực kiểm.
- Quy trình thanh toán nguyên vật liệu — mắt xích 6 và 7, nơi bộ chứng từ NL-01 đến NL-13 đi vào ba đối chiếu và lệnh chi.
- Quy trình triển khai và bảo trì máy pha màu COROB — danh mục ống POM, màng van Viton và FFKM, gốc colorant được nạp cho từng kiểu máy.
- Quy trình kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh — nhịp đóng sổ và vòng quay tồn kho sau khi lô vào sổ.
- Quy trình đánh giá rủi ro doanh nghiệp — nơi ghi rủi ro người ký phiếu thuộc cùng quan hệ gia đình và rủi ro phụ thuộc nhà cung cấp.
Trang này thuộc chuyên mục Quy trình vận hành
Chủ đề liên quan
Vận hành"Quy trình đánh giá rủi ro doanh nghiệp: nhận diện, chấm điểm, xử lý, theo dõi"2026-11-15Vận hành"Quy trình đề xuất cung ứng: từ dự báo nhu cầu đến phát hành đơn hàng"2026-11-15Vận hànhQuy trình đề xuất và báo cáo: một luồng duy nhất từ sáng kiến đến quyết định2026-11-15Vận hành"Quy trình đổi trả hàng sơn: điều kiện, thời hạn, chứng từ và hạch toán"2026-11-15