Quy trình tạm ứng và thanh toán công tác phí tại Sơn Tison

Quy trình vận hành · cập nhật 2026-11-15 · [tai-chinh, cong-tac-phi, ke-toan, tam-ung]

Bài này dùng khi một nhân sự của Sơn Tison phải rời địa điểm làm việc thường xuyên để thực hiện nhiệm vụ: chuyên trách máy pha màu COROB phòng Kỹ thuật ông Kim đi hiệu chuẩn và bảo trì tủ chiết tại đại lý, quản lý kho chi nhánh bà Nguyễn Thị Kim Chi đi giám sát kiểm kê, nhân sự ứng dụng ông Nguyễn Trọng Tường đi mở và phân quyền tài khoản Tison Scan cho đại lý, nhân sự hạ tầng ông Nguyễn Hoàng Tuấn đi khảo sát kết nối tại chi nhánh, Marketing ông Hải An đi hội nghị khách hàng. Bài cũng dùng khi phòng Kế toán nhận một đề nghị tạm ứng, khi cần thu hồi số dư tạm ứng treo qua kỳ đóng sổ, và khi cần tách khoản vật tư mua cho đại lý ra khỏi hồ sơ công tác phí.

Định mức lưu trú, phụ cấp đi lại, mức chi ngày, tỷ lệ tạm ứng và mọi mốc số ngày của nghiệp vụ công tác phí chưa có trong kho thông số của Sơn Tison nên để ở trạng thái chưa có số, cần Ban Giám đốc duyệt; đầu mối chốt là Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn lập tờ trình trình Ban Giám đốc. Những con số đang được dùng để viết bài này lấy từ _FACTS.md: thang hạn mức phê lệnh chi, thời hạn lưu chứng từ, điều kiện chi phí được trừ và các mức thuế.

Mục đích

• Bảo đảm mọi chuyến đi đều có quyết định cử đi công tác bằng văn bản trước khi dòng tiền dịch chuyển; không có văn bản thì không có tạm ứng.
• Buộc người đi hoàn ứng bằng chứng từ hợp lệ, để số dư tạm ứng không nằm lại trên sổ quá một kỳ đóng sổ.
• Giữ nguyên tắc bất kiêm nhiệm: người đề nghị tạm ứng không ký lệnh chi cho khoản của chính mình, người duyệt chuyến đi không tự xác nhận đã đi.
• Bảo đảm chi phí công tác phí đủ điều kiện chi phí được trừ theo _FACTS.md mục 5, với hoá đơn mang tên và mã số thuế công ty.
• Ngăn chi trùng giữa công tác phí và các luồng thanh toán khác, đặc biệt là luồng mua vật tư cho đại lý.
• Nối phòng Kỹ thuật với phòng Kế toán thành một luồng liền mạch: một chuyến đi bảo trì máy pha màu phải có đường đề xuất, đường phê, đường tiền và đường lưu hồ sơ xác định được bằng tên người.

Phạm vi áp dụng

Đối tượng và loại chi được áp dụng

• Áp dụng cho nhân sự làm việc tại nhà máy, các phòng ban công ty, chi nhánh và văn phòng Cần Thơ khi đi thực hiện nhiệm vụ được giao ngoài địa điểm làm việc thường xuyên.
• Khoản chi thuộc công tác phí gồm: tiền vận chuyển, tiền lưu trú, tiền ăn trong thời gian công tác, phí gửi xe, phí cầu đường, tiền vé hội nghị và các khoản chi phát sinh trực tiếp tại hiện trường được ghi trong dự toán.
• Một chuyến đi do phòng Kỹ thuật đề xuất để bảo trì, hiệu chuẩn hoặc khảo sát đại lý được áp dụng đồng thời với bài quy trình bảo trì máy pha màu COROB; phần kỹ thuật do phòng Kỹ thuật chốt, phần tiền do bài này điều chỉnh.
• Chuyến đi kết hợp giám sát kiểm kê do quản lý kho chi nhánh bà Nguyễn Thị Kim Chi thực hiện dùng chung hồ sơ với bài quy trình kiểm kê kho nguyên vật liệu và bao bì.

Ngoài phạm vi

• Vật tư tiêu hao cho máy pha màu, colorant bổ sung và bao bì mua cho đại lý không nằm trong công tác phí; các khoản này đi theo luồng đề xuất cung ứng và bài quy trình thanh toán nguyên vật liệu.
• Chi phí đào tạo, hội thảo ngoài chương trình công tác, chi tiếp khách và chi phúc lợi không quyết toán bằng hồ sơ công tác phí.
• Tiền lương, phụ cấp và chế độ bảo hiểm của người lao động do nhân sự khu vực quản lý theo từng khu vực, không quyết toán trong hồ sơ này.

Phân cấp phê duyệt chuyến đi bằng văn bản

Hạn mức tạm ứng và định mức chi

• Số tiền tạm ứng bằng dự toán đã được phê trong quyết định cử đi công tác, làm tròn xuống theo đơn vị nghìn đồng; tỷ lệ tạm ứng so với dự toán ở trạng thái chưa có số, cần Ban Giám đốc duyệt.
• Định mức tiền lưu trú theo đêm, định mức tiền ăn theo ngày và khung phụ cấp đi lại theo vùng đều ở trạng thái chưa có số, cần Ban Giám đốc duyệt; người lập dự toán ghi rõ căn cứ giá thị trường kèm theo và để trống ô định mức.
• Đầu mối soạn thảo và trình toàn bộ định mức nêu trên là Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn, cơ quan quyết định là Ban Giám đốc; các bài kỹ thuật và bài thanh toán dẫn chiếu về đây, không tự đặt mức riêng.
• Người còn số dư tạm ứng chưa hoàn ứng thì không được mở khoản tạm ứng mới, trừ khi có văn bản chấp thuận của người phê theo cấp cao hơn một bậc.
• Hạn mức công tác phí theo quý do Tổng Giám đốc ông Lưu Tấn Tiến duyệt; số tuyệt đối của hạn mức quý ở trạng thái chưa có số, cần Ban Giám đốc duyệt.

Ràng buộc chứng từ, thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân

• Vé, hoá đơn dịch vụ lưu trú, ăn uống và vận tải phải là hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, ghi đúng tên và mã số thuế của pháp nhân chi trả theo _FACTS.md mục 5.
• Khoản chi chỉ được trừ khi có hoá đơn, chứng từ hợp pháp và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh theo _FACTS.md mục 5; chứng từ viết tay không thay thế được hoá đơn.
• Điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho khoản chi công tác phí: _FACTS.md không chốt ngưỡng, vì vậy Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn xác nhận theo văn bản hiện hành trước khi ghi nhận từng hồ sơ cụ thể.
• Trường hợp công ty chi trả theo mức khoán hoặc chi hỗ trợ vượt định mức được duyệt, phần vượt định mức là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân cộng cùng tiền lương; mốc định mức tương ứng ở trạng thái chưa có số, cần Ban Giám đốc duyệt.
• Khi tính phần vượt nêu trên, biểu thuế lũy tiến từng phần năm bậc và mức giảm trừ gia cảnh áp dụng theo _FACTS.md mục 4; bài này không tự đặt mức.
• Mức trần tham khảo 1.200.000 đ mỗi tháng cho khoản hỗ trợ tiền ăn nêu tại _FACTS.md mục 4 là mức của chế độ ăn ca, không phải định mức công tác phí, không được dùng làm căn cứ khoán chi đi công tác.

Các bước thực hiện

Mắt xích khớp với quy trình bảo trì máy pha màu

• Chuyến đi bảo trì hoặc hiệu chuẩn máy pha màu COROB D180, D200 tại đại lý do chuyên trách máy pha màu phòng Kỹ thuật ông Kim đề xuất, vì ông Kim là người ký biên bản kiểm tra và bảo trì theo _FACTS.md mục 10.
• Người phê quyết định cử đi công tác không mặc nhiên là ông Kim: thẩm quyền phụ thuộc cấp quản lý trực tiếp của người đi và phạm vi chuyến đi; nhân sự kỹ thuật thuộc nhà máy thì Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực phê, hồ sơ thuộc chi nhánh thì Giám đốc chi nhánh kiêm Kế toán trưởng chi nhánh bà Nguyễn Thị Kim Hồng phê.
• Phòng Kỹ thuật ông Trọng với vai trò đầu ngành chốt nội dung kỹ thuật, xác nhận chuyến đi là cần thiết và nghiệm thu ngưỡng kỹ thuật, nhưng không ký lệnh chi.
• Bước 6 ở bảng trên khớp với bước nghiệm thu hiện trường trong quy-trinh-trien-khai-bao-tri-may-pha-mau; biên bản ký tại đại lý là chứng từ gốc của cả hồ sơ kỹ thuật và hồ sơ công tác phí, mỗi bên lưu một bản.
• Vật tư tiêu hao mang theo để thay thế cho đại lý không phải công tác phí; số vật tư đó phải có phiếu xuất kho và đi theo luồng thanh toán đã mô tả ở bước 8.

Bất kiêm nhiệm trong luồng tiền công tác phí

• Người đề nghị tạm ứng không là người ký lệnh chi cho chính khoản của mình, kể cả trường hợp người đó là kế toán trưởng của đơn vị trực thuộc.
• Người duyệt quyết định cử đi công tác không là người tự xác nhận đã hoàn thành chuyến đi; xác nhận hiện trường do đại lý hoặc đơn vị tiếp nhận ký.
• Người đề xuất, người phê và người kiểm soát của cùng một bước liên quan tiền phải là ba người khác nhau theo _FACTS.md mục 14.
• Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn không trình lệnh chi khi hồ sơ thiếu một trong ba căn cứ: quyết định cử đi công tác, chứng từ hợp lệ và bảng kê đã đối chiếu.

Quan hệ gia đình trong hồ sơ công tác phí

• _FACTS.md mục 10 ghi nhận Kỹ sư trưởng ông Anh Minh và bộ phận KCS bà Tâm có quan hệ gia đình; ràng buộc này được xử lý bằng phân quyền trong quy trình, không bằng nhắc nhở.
• Khi hai người cùng tham gia một chuyến đi công tác, quyết định cử đi và quyết định duyệt khoản do Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực ký.
• Khi một người duyệt khoản công tác phí của người kia, thẩm quyền quyết định chuyển lên Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực và Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn ghi chú căn cứ chuyển thẩm quyền vào hồ sơ.
• Hai ô xác nhận chuyên môn và ô duyệt tiền của cùng một chuyến đi không được ký trong cùng một ngày bởi hai người có quan hệ gia đình.

Chống chi trùng giữa hai luồng thanh toán

• Một khoản đã quyết toán trong công tác phí thì không được xuất hiện lại trong hồ sơ thanh toán nguyên vật liệu, chi phí đại lý hay chi phí khuyến mại.
• Nếu người đi công tác đồng thời mua vật tư cho đại lý, phần vật tư tách thành hồ sơ riêng theo quy-trinh-thanh-toan-nguyen-vat-lieu, có phiếu nhập hoặc biên bản giao nhận tại đại lý và hoá đơn đứng tên công ty.
• Khoản chi trả hộ đại lý mà không có chứng từ đối ứng từ đại lý thì Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn ghi treo có tên người chịu và không được tính vào chi phí được trừ.

Người chịu trách nhiệm

Biểu mẫu đính kèm

Những điểm dễ sai

• Chi tạm ứng khi chưa có quyết định cử đi công tác bằng văn bản, khiến khoản tiền không có căn cứ pháp lý nội bộ và không xác định được người chịu trách nhiệm.
• Dùng mức khoán tiền ăn thay cho hoá đơn, rồi hạch toán toàn bộ vào chi phí được trừ mà không đối chiếu phần vượt định mức chịu thuế thu nhập cá nhân.
• Chấp nhận vé và hoá đơn lưu trú mang tên cá nhân người đi thay vì tên và mã số thuế của pháp nhân chi trả, làm mất điều kiện chi phí được trừ.
• Quyết toán cả vật tư mua cho đại lý vào công tác phí, gây chi trùng giữa hai luồng thanh toán và lệch số liệu tồn kho.
• Để số dư tạm ứng treo qua kỳ đóng sổ vì không có mốc hoàn ứng được duyệt; người theo dõi không có căn cứ đôn đốc.
• Người đề nghị tạm ứng đồng thời ký lệnh chi cho khoản của mình, vô hiệu hoá lớp kiểm soát thứ hai.
• Một chuyến đi bảo trì tại đại lý kết thúc mà không có biên bản hiện trường có chữ ký đại lý, nên không xác định được đã đi và đã làm gì.
• Hai người có quan hệ gia đình cùng ký ô xác nhận chuyên môn và ô duyệt tiền của một chuyến đi trong cùng một ngày.
• Hồ sơ chi nhánh xuất hoá đơn mang mã số thuế của công ty nhưng lại do quỹ chi nhánh chi, không khớp pháp nhân trả tiền.

Câu hỏi thường gặp

• Chuyến đi đã được duyệt miệng qua điện thoại thì có được tạm ứng không? Không; phòng Kế toán chỉ chi khi có quyết định cử đi công tác lập bằng văn bản theo mẫu BM-CTP-02.
• Ông Kim đi bảo trì máy pha màu thì ai ký quyết định cử đi? Người đề xuất là chuyên trách máy pha màu phòng Kỹ thuật ông Kim; người phê là cấp quản lý trực tiếp theo phạm vi chuyến đi, cụ thể Giám đốc nhà máy ông Lưu Tấn Lực cho khối nhà máy và Giám đốc chi nhánh kiêm Kế toán trưởng chi nhánh bà Nguyễn Thị Kim Hồng cho hồ sơ chi nhánh.
• Mua giúp đại lý ống POM và màng van nhân tiện chuyến đi thì quyết toán ở đâu? Khoản vật tư tách sang bản tách chi phí BM-CTP-09 và hòa vào hồ sơ thanh toán nguyên vật liệu; chỉ chi phí đi lại, lưu trú của người đi ở lại hồ sơ công tác phí.
• Hạn hoàn ứng là bao nhiêu ngày sau khi kết thúc chuyến đi? Mốc này đang ở trạng thái chưa có số, cần Ban Giám đốc duyệt; kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn lập tờ trình trình Ban Giám đốc, trong lúc chờ thì hồ sơ nộp theo nhịp đối soát dư tạm ứng hằng tháng.
• Khoản chi vượt định mức bị xử lý thế nào về thuế? Phần vượt định mức cộng vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của người nhận, tính theo biểu năm bậc và mức giảm trừ gia cảnh tại _FACTS.md mục 4; định mức làm mốc so sánh hiện ở trạng thái chưa có số, cần Ban Giám đốc duyệt.

Căn cứ pháp lý

• Luật Kế toán năm 2015 số 88/2015/QH13 về chế độ chứng từ kế toán, kỳ kế toán và thời hạn lưu trữ tối thiểu 05 năm với chứng từ, 10 năm với sổ kế toán, báo cáo tài chính, quyết toán thuế và hoá đơn; các mốc lưu trữ này được áp dụng tại bảng Biểu mẫu đính kèm và ghi nhận trong _FACTS.md mục 13.
• Thông tư 99/2025/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng cho năm tài chính từ ngày 01/01/2026, căn cứ để hạch toán khoản tạm ứng và hoàn ứng vào sổ.
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC về hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, áp dụng cho vé, hoá đơn lưu trú và hoá đơn dịch vụ trong bộ chứng từ công tác phí.
• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp sửa đổi cùng Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Nghị định 141/2026/NĐ-CP về điều kiện chi phí được trừ, thuế suất chung 20 % và mức 17 % cho doanh nghiệp có doanh thu năm không quá 30 tỷ đồng, theo _FACTS.md mục 5.
• Luật Thuế thu nhập cá nhân sửa đổi số 109/2025/QH15 và Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 về biểu thuế năm bậc và giảm trừ gia cảnh áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026, theo _FACTS.md mục 4.
• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 về thời giờ làm việc và ngày nghỉ, căn cứ đối chiếu ngày công của người đi công tác với bảng chấm công do nhân sự khu vực quản lý.
• Quy chế chi công tác phí nội bộ của Sơn Tison gồm định mức lưu trú, phụ cấp ngày, tỷ lệ tạm ứng và hạn hoàn ứng: chưa ban hành, đang ở trạng thái chưa có số, cần Ban Giám đốc duyệt.
• Văn bản hướng dẫn chế độ công tác phí áp dụng riêng cho doanh nghiệp ngoài khu vực nhà nước: bài này không tự dẫn số hiệu văn bản, đề nghị quý bộ phận chờ Pháp chế và Kế toán trưởng công ty ông Lê Văn Tồn xác nhận theo văn bản hiện hành.

Tài liệu liên kết

• Quy trình triển khai và bảo trì máy pha màu COROB — mắt xích cử chuyên trách máy pha màu phòng Kỹ thuật ông Kim đi bảo trì, hiệu chuẩn tại đại lý và ký biên bản hiện trường.
• Quy trình thanh toán nguyên vật liệu — luồng tách riêng cho vật tư mua hộ đại lý trong chuyến đi, thang hạn mức phê lệnh chi và mốc đối soát sau khi chi.
• Quy trình kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh — nhịp đóng sổ tiếp nhận hồ sơ công tác phí và xử lý số dư tạm ứng treo.
• Quy trình đề xuất cung ứng — căn cứ lập dự toán vật tư mang theo khi đi công tác tại đại lý.
• Quy trình kiểm kê kho nguyên vật liệu và bao bì — hồ sơ chuyến đi giám sát kiểm kê của quản lý kho chi nhánh bà Nguyễn Thị Kim Chi.
• Quy trình đánh giá rủi ro doanh nghiệp — nơi ghi rủi ro tạm ứng treo, chi trùng và các điểm xung đột thẩm quyền phát sinh từ luồng tiền này.